ڈیٹا کو ذخیرہ کرنا، محفوظ رکھنا اور حذف کرنا

کیا محفوظ رکھا جائے، کتنی مدت کے لیے، اور کب حذف کیا جائے، یہ آپ طے کرتے ہیں۔ آپ کی اجازت کے بغیر کچھ بھی ذخیرہ نہیں کیا جاتا، اور آپ اپنی ڈیٹا پالیسی اور آپ پر لاگو ہونے والے قواعد کے مطابق ہر قسم کے مواد کے لیے محفوظ رکھنے کی مدت (یعنی حذف کیے جانے سے پہلے کوئی چیز کتنی مدت تک رکھی جاتی ہے) طے کرتے ہیں۔ یہ صفحہ بتاتا ہے کہ کیا ذخیرہ کیا جا سکتا ہے، محفوظ رکھنے اور حذف کرنے کا عمل کیسے کام کرتا ہے، بیک اپس کے ساتھ کیا ہوتا ہے، اور آپ کا معاہدہ ختم ہونے پر آپ کے ڈیٹا کے ساتھ کیا ہوتا ہے۔ پوری دستاویزات میں ڈیٹا محفوظ رکھنے کے بارے میں یہی حوالہ جاتی صفحہ ہے۔

کیا ذخیرہ کیا جا سکتا ہے، اور ہر ایک کے لیے آپ کیا طے کرتے ہیں

آپ مختلف اقسام کے مواد کے لیے مختلف مدتیں طے کر سکتے ہیں۔ آپ کی ٹیم کنسول (وہ ویب ایپ جو آپ کی ٹیم استعمال کرتی ہے) میں موجود اپنے اختیارات کے ذریعے محفوظ رکھنے کی مدت طے کرتی اور تبدیل کرتی ہے، اور ہر تبدیلی کا لاگ رکھا جاتا ہے۔

جب گفتگو کا مواد محفوظ نہیں رکھا جا سکتا

جہاں آپ کی پالیسی گفتگو کے مواد کو محفوظ رکھنے کی اجازت نہیں دیتی، وہاں عمل درآمد کے دوران مواد بالکل محفوظ نہ رکھنے کا انتظام (zero content retention) ترتیب دیا جاتا ہے۔ اے آئی ایجنٹ جاری گفتگو اور آپ کے اپنے سسٹمز کی بنیاد پر کام کرتا ہے، اور گفتگو ختم ہونے کے بعد اس میں سے کچھ بھی ذخیرہ نہیں کیا جاتا، یا مواد صرف ایسے ذخیرے میں رکھا جاتا ہے جو آپ کے کنٹرول میں ہو۔ اس صورت میں ایک گفتگو سے دوسری گفتگو تک تسلسل ان معلومات سے آتا ہے جو آپ کے اپنے سسٹمز میں موجود ہوں۔

پھر بھی ایک آڈٹ ریکارڈ، جس میں گفتگو کا کوئی مواد شامل نہیں ہوتا، آپ کی طے کردہ مدت تک رکھا جاتا ہے۔ اس میں درج ہوتا ہے کہ اے آئی ایجنٹ نے کیا کیا، کون سے ذرائع استعمال کیے، کون سا قاعدہ یا ٹریگر لاگو ہوا اور نتیجہ کیا رہا، لیکن گفتگو کے الفاظ نہیں۔ جب کوئی کسٹمر یا ریگولیٹر پوچھے کہ کیا ہوا، تو آپ پھر بھی یہ دکھا سکتے ہیں۔

ڈیٹا کیسے حذف کیا جاتا ہے

ڈیٹا دو طریقوں سے حذف کیا جاتا ہے۔ محفوظ رکھنے کی ہر مدت کے اختتام پر، جس مواد کی مدت پوری ہو چکی ہو، وہ خودکار طور پر حذف ہو جاتا ہے۔ درخواست پر، آپ کی ٹیم کا کوئی مجاز ایڈمنسٹریٹر کسی گفتگو یا کسی کسٹمر کا ڈیٹا اس کی مدت ختم ہونے سے پہلے حذف کر سکتا ہے۔

درخواست پر حذف کرنے کے ذریعے آپ متعلقہ فرد کی درخواست (data subject request، یعنی کسی فرد کی یہ درخواست کہ اس کے بارے میں رکھا گیا ذاتی ڈیٹا اسے دکھایا جائے، درست کیا جائے یا حذف کیا جائے) پر عمل کرتے ہیں۔ آپ کی ٹیم کسٹمر ریکارڈ کے ذریعے، جو ہر چینل پر اس فرد کی گفتگو کو یکجا کرتا ہے، اور تلاش کے ذریعے معلوم کرتی ہے کہ اس فرد کے بارے میں کیا رکھا گیا ہے، اور درخواست کے مطابق اسے فراہم یا حذف کرتی ہے۔ حذف کرنے کی ہر کارروائی کا لاگ رکھا جاتا ہے، لیکن حذف کیا گیا مواد اس میں شامل نہیں ہوتا۔

وہ ڈیٹا جو اے آئی ایجنٹ نے آپ کے اپنے سسٹمز میں درج کیا ہو، جیسے آپ کے CRM (کسٹمر ریلیشن شپ مینجمنٹ سسٹم) میں کوئی نوٹ یا آپ کے کلیم سسٹم میں کوئی کلیم، ان سسٹمز کے اپنے محفوظ رکھنے اور حذف کرنے کے قواعد کے تابع ہوتا ہے۔ کسٹمر اور اکاؤنٹ کے ڈیٹا کے لیے آپ کا CRM ہی بنیادی ریکارڈ سسٹم رہتا ہے، اور گفتگو کی تاریخ کے لیے Telonic کا ریکارڈ بنیادی ریکارڈ سسٹم ہے۔

بیک اپس

بیک اپس اور ڈیزاسٹر ریکوری کی کاپیاں انکرپٹ کی جاتی ہیں اور اسی ملک میں رہتی ہیں جس میں آپ کی تعیناتی ہے۔ جو ڈیٹا آپ حذف کرتے ہیں، وہ حذف کرتے ہی لائیو سسٹمز سے ہٹا دیا جاتا ہے، اور بیک اپس سے اس وقت ہٹتا ہے جب وہ بیک اپس اپنے معمول کے دورانیے کے مطابق ختم ہوتے ہیں، نہ کہ ہر بیک اپ میں ترمیم کر کے۔

جب آپ کا معاہدہ ختم ہو

آپ کے معاہدے کے اختتام پر آپ کا ڈیٹا ایک معیاری فارمیٹ میں آپ کو واپس کیا جاتا ہے، پھر لائیو سسٹمز سے حذف کر دیا جاتا ہے، اور بیک اپس سے اس وقت جب ان کی مدت ختم ہو۔ اگر آپ چاہیں، تو اسے واپس کیے بغیر حذف کر دیا جاتا ہے۔ حذف کرنے کا عمل مکمل ہونے پر آپ کو تحریری تصدیق ملتی ہے۔

اگر آپ معاہدے کے دوران کسی دوسرے ہوسٹنگ آپشن پر منتقل ہوتے ہیں، مثال کے طور پر متحدہ عرب امارات کے خطے سے اپنے کلاؤڈ اکاؤنٹ پر، تو یہ منتقلی ایک مائیگریشن کے طور پر ہوتی ہے جو آپ کے ساتھ طے کی جاتی ہے اور جس کا شیڈول آپ کے ساتھ مل کر بنایا جاتا ہے۔ ڈیٹا انکرپٹڈ حالت میں منتقل کیا جاتا ہے اور کبھی بھی ان ممالک سے باہر نہیں جاتا جن کی آپ نے اجازت دی ہے۔

عملی طور پر

دبئی کی ڈویلپر کمپنی Sahel Crest Properties باقاعدہ آغاز سے پہلے محفوظ رکھنے کی مدتیں طے کرتی ہے۔

1. کمپنی کے ڈیٹا پروٹیکشن آفیسر طے کرتے ہیں کہ کال ریکارڈنگز ایک سال تک رکھی جائیں، اور تحریری نقول ہر خریدار کے ادائیگی کے پلان کی مدت کے علاوہ مزید دو سال تک۔ آڈٹ ریکارڈ پانچ سال تک رکھا جاتا ہے۔
2. خریدار Rania، جنہوں نے خریداری آگے نہ بڑھانے کا فیصلہ کیا، ڈویلپر کمپنی سے اپنا ذاتی ڈیٹا حذف کرنے کی درخواست کرتی ہیں۔
3. ایک ایڈمنسٹریٹر Rania کا ریکارڈ تلاش کرتا ہے، جس میں اے آئی ایجنٹ کے ساتھ ان کی کالز، پیغامات اور ای میلز موجود ہیں، اور اسے حذف کر دیتا ہے۔ حذف کرنے کی اس کارروائی کا لاگ رکھا جاتا ہے، لیکن حذف شدہ مواد اس میں شامل نہیں ہوتا۔
4. Telonic نے ڈویلپر کمپنی کے جس CRM میں اندراج کیا تھا، سیلز ٹیم اسی CRM کے اپنے طریقہ کار کے تحت اس میں سے Rania کا استفسار حذف کرتی ہے۔
5. بیک اپس کی مدت ختم ہونے پر Rania کا ڈیٹا ان سے بھی ہٹ جاتا ہے۔ ڈویلپر کمپنی Rania کو ڈیٹا حذف کیے جانے کی تصدیق کرتی ہے۔

آپ کی ٹیم کے اختیار میں کیا ہے

• ہر قسم کا مواد رکھا جائے یا نہیں، اور کتنی مدت کے لیے۔
• گفتگو کا مواد سرے سے ذخیرہ کیا جائے یا نہیں۔
• درخواست پر کسی گفتگو یا کسی کسٹمر کے ڈیٹا کو حذف کرنا۔
• معاہدے کے اختتام پر حذف کرنے سے پہلے آپ کا ڈیٹا آپ کو واپس کیا جائے یا نہیں۔

متعلقہ

• گفتگو کے دوران ڈیٹا کیسے منتقل ہوتا ہےسیکیورٹی اور ڈیٹا کا تحفظ
• ذاتی معلومات کو پوشیدہ کرناسیکیورٹی اور ڈیٹا کا تحفظ
• کسٹمر ریکارڈ: جائزہکسٹمر ریکارڈ
• آڈٹ ٹریل اور فیصلوں کا ریکارڈگورننس اور کنٹرول
• متحدہ عرب امارات اور سعودی عرب میں ڈیٹا کا تحفظقانونی امور اور تعمیل