تعارف

کسی کاروبار کو اس گفتگو سے پرکھا جاتا ہے جو وہ اپنے کسٹمرز کے ساتھ کرتا ہے۔ Telonic آپ کی صنعت کے لیے خصوصی اے آئی ایجنٹس تیار کرتی ہے جو آپ کی جانب سے یہ گفتگو وائس، WhatsApp، SMS، ای میل اور ویب پر کرتے ہیں۔ ہر اے آئی ایجنٹ اس بنیاد پر بنایا جاتا ہے کہ آپ کی صنعت کیسے کام کرتی ہے، وہ ان سسٹمز کے اندر کام کرتا ہے جو آپ پہلے سے استعمال کر رہے ہیں، اور ان حدود کے اندر رہتا ہے جن پر آپ کی ٹیم کا اختیار ہے۔ یہ دستاویزات بتاتی ہیں کہ یہ سب کیسے کام کرتا ہے، اس کے لیے آپ کے ادارے سے کیا درکار ہے، اور اس پر آپ کا کنٹرول کیسے برقرار رہتا ہے۔

آپ کے کاروبار کے لیے کیا بدلتا ہے

جیسے جیسے گفتگو کی تعداد بڑھتی ہے، چار چیزیں بگڑنے لگتی ہیں، اور ہر ایک کی خرابی باقی کو مزید بگاڑ دیتی ہے۔

یکسانیت۔ ایک ہی سوال کا جواب اس بات کے لحاظ سے مختلف ملتا ہے کہ اسے کون سنبھالتا ہے، وہ کتنا مصروف ہے اور وقت کیا ہے۔ تقریباً کوئی بھی کاروبار یہ نہیں ناپ سکتا کہ جوابات میں یہ فرق کس حد تک ہے۔

خصوصی مہارت۔ پراپرٹی کے قبضے کی حوالگی، انشورنس کلیم یا خلل کا شکار سفری پروگرام کو اچھی طرح سنبھالنے کے لیے اس کاروبار کو گہرائی سے جاننا ضروری ہے۔ ان میں سے زیادہ تر گفتگو عمومی انداز میں نمٹائی جاتی ہے۔

وسعت۔ گنجائش بھرتی کے ذریعے بڑھتی ہے، جو ایک سست عمل ہے اور طلب کے مطابق گھٹ بڑھ نہیں سکتا۔ کاروبار بڑھنے کے ساتھ سروس بہتر ہونے کے بجائے خراب ہوتی ہے، اور دفتری اوقات کے علاوہ کی کوریج سب سے پہلے جواب دے جاتی ہے۔

آگاہی۔ کوئی بھی ان گفتگو میں ہونے والی باتوں کو اس سے نہیں جوڑ پاتا کہ کسٹمرز خریدتے ہیں، ساتھ رہتے ہیں، شکایت کرتے ہیں یا چھوڑ جاتے ہیں۔

Telonic کی تعیناتی ان میں سے ہر ایک کا حل پیش کرتی ہے۔ ہر کسٹمر کو کسی بھی وقت، عربی، انگریزی یا کئی دیگر زبانوں میں، جن میں اردو، روسی، چینی اور ہسپانوی شامل ہیں، ایک ہی معیار کا جواب ملتا ہے۔

گفتگو سنبھالنے والا اے آئی ایجنٹ آپ کی صنعت اور آپ کی پالیسیوں سے واقف ہوتا ہے۔ گنجائش طلب کے ساتھ گھٹتی بڑھتی ہے، رات کے وقت، ہفتہ وار چھٹیوں میں اور مصروف ترین اوقات میں بھی۔ اور ہر گفتگو سے ایک منظم ریکارڈ بنتا ہے جسے آپ پڑھ سکتے ہیں، جس میں تلاش کر سکتے ہیں اور جس کی پیمائش کر سکتے ہیں۔

ہر تعیناتی کی پہچان تین چیزیں ہیں

خصوصی مہارت۔ اے آئی ایجنٹ آپ کی صنعت کو سمجھتا ہے: وہ چیزیں جن پر آپ کا کاروبار چلتا ہے، جیسے یونٹ، ادائیگی کا مرحلہ، پالیسی یا بکنگ، اور ان میں سے ہر ایک سے جڑے قواعد۔ وہ جانتا ہے کہ کسی طویل عمل میں کسٹمر کس مرحلے پر ہے اور اس مرحلے پر معاملہ حل ہونے کا کیا مطلب ہے۔ یہ صلاحیت ہر صنعت کے لیے ایک بار تیار کی جاتی ہے اور اس صنعت کی ہر تعیناتی میں شامل کی جاتی ہے۔

یکجائی۔ ہر چینل اور ہر شعبے کی معلومات ہر کسٹمر کے ایک ہی مسلسل ریکارڈ میں یکجا ہوتی ہیں۔ جو کسٹمر پیر کو کال کرے اور بدھ کو پیغام بھیجے، اسے نئے سرے سے بات شروع نہیں کرنی پڑتی، اور آپ کی ٹیم وہ سب کچھ دیکھ سکتی ہے جو اب تک کہا جا چکا ہے۔

تکمیل۔ گفتگو سے جو کام پیدا ہوتا ہے وہ اے آئی ایجنٹ آپ کے اپنے سسٹمز کے اندر انجام دیتا ہے۔ ہر گفتگو کی ضرورت کے مطابق نتیجہ درج کیا جاتا ہے، ٹکٹ بنایا جاتا ہے، فالو اپ کا وقت طے کیا جاتا ہے اور ریکارڈ اپ ڈیٹ کیا جاتا ہے۔

اے آئی ایجنٹ کیا ہے، اور کیا نہیں ہے

غالب امکان ہے کہ آپ پہلے دو قسم کے خودکار سسٹمز استعمال کر چکے ہیں، اور اے آئی ایجنٹ ان دونوں میں سے کوئی نہیں ہے۔

فون مینو کال کرنے والے کو کسی جگہ منتقل کر دیتا ہے۔ وہ اس کی کہی ہوئی کسی بات کو نہیں سمجھتا۔ ویب سائٹ کا چیٹ بوٹ سوال کو ان جوابات سے ملاتا ہے جو کسی نے پہلے سے لکھ رکھے ہیں، اور جب سوال اس کی فہرست میں نہ ہو تو ایک فارم پیش کر دیتا ہے۔

اے آئی ایجنٹ سمجھتا ہے کہ کسٹمر اپنے الفاظ میں کیا پوچھ رہا ہے۔ جب کوئی بات واضح نہ ہو تو وہ وضاحت کے لیے سوال پوچھتا ہے۔ گفتگو کے دوران ہی وہ آپ کے سسٹمز میں کسٹمر کی اصل بکنگ، یونٹ یا پالیسی دیکھتا ہے۔ اور کسٹمر کو یہ بتانے کے بجائے کہ کسے کال کرے، وہ کام مکمل کرتا ہے، جیسے یونٹ کا دورہ بک کرنا، کلیم کی تفصیلات لینا یا ریزرویشن تبدیل کرنا۔

Telonic کن کے لیے بنائی گئی ہے

Telonic تین صنعتوں کے بڑے اداروں کے ساتھ کام کرتی ہے: رئیل اسٹیٹ، سفر اور مہمان نوازی، اور انشورنس۔ ہم متحدہ عرب امارات اور سعودی عرب کے اداروں کے ساتھ کام کرتے ہیں۔

تعیناتی وہاں سب سے زیادہ موزوں رہتی ہے جہاں یہ چار باتیں درست ہوں:

• گفتگو کی تعداد زیادہ ہو، اور ایک سے زیادہ چینلز پر ہو۔
• گفتگو ایک طے شدہ عمل کے مطابق آگے بڑھتی ہو۔ استفسار یونٹ کے دورے میں بدلتا ہے، اطلاع کلیم بن جاتی ہے، بکنگ میں تبدیلی آتی ہے۔
• آپ کے جواب دینے کا انداز اس پر اثر ڈالتا ہو کہ کسٹمرز خریدتے ہیں یا ساتھ رہتے ہیں۔
• آپ پہلے سے ایسے سسٹمز چلا رہے ہوں جن کے اندر کام کرنا فائدہ مند ہو، جیسے CRM (وہ سسٹم جس میں آپ کے کسٹمرز اور سیلز کے ریکارڈز ہوتے ہیں)، بکنگ یا پالیسی ایڈمنسٹریشن سسٹم، یا سروس ڈیسک۔

آپ کی ٹیم کے پاس کیا رہتا ہے

اے آئی ایجنٹ وہ معمول کی گفتگو سنبھالتا ہے جن کا جواب آپ کی ٹیم ہفتے میں کئی بار ایک ہی طرح دیتی ہے۔ پیچیدہ گفتگو میں وہ ابتدائی تیاری کرتا ہے، یعنی حقائق اور ہسٹری جمع کرتا ہے، اور پھر یہ گفتگو آپ کی ٹیم کے کسی فرد کے حوالے کر دیتا ہے۔ وہ فیصلے جن کے لیے صوابدید یا اختیار درکار ہو، جیسے کلیم کا فیصلہ، پالیسی سے ہٹ کر ریفنڈ یا کوئی قانونی تنازع، آپ کے لوگوں کے پاس ہی رہتے ہیں۔

یہ حد بندی کہاں ہو، اس کا فیصلہ آپ کی ٹیم کرتی ہے، اور وہ اسے بدل بھی سکتی ہے۔ نتیجہ یہ ہوتا ہے کہ آپ کے لوگ اپنا وقت ان گفتگو پر صرف کرتے ہیں جن میں ان کی ضرورت ہو، اور جب وہ کوئی گفتگو سنبھالتے ہیں تو مکمل ہسٹری ان کے سامنے ہوتی ہے۔

عملی طور پر

دبئی کا ایک رئیل اسٹیٹ ڈویلپر اپنے ایک پروجیکٹ کی لانچ کے لیے دفتری اوقات کے علاوہ آنے والے استفسارات Telonic کے اے آئی ایجنٹ کے ذریعے سنبھالتا ہے۔

1. جمعرات کو 21:00 پر، Rania ایک پراپرٹی پورٹل کی لسٹنگ پر WhatsApp کا بٹن دباتی ہے اور استفسار بھیجتی ہے۔ اے آئی ایجنٹ فوراً عربی میں جواب دیتا ہے، کیونکہ Rania نے عربی میں ہی لکھا تھا۔
2. وہ پوچھتی ہے کہ کیا دو بیڈ روم والا یونٹ اب بھی دستیاب ہے۔ اے آئی ایجنٹ ڈویلپر کی انوینٹری دیکھ کر اس کی تصدیق کرتا ہے، اور ساتھ ہی اس یونٹ کا ادائیگی کا پلان بھی بتاتا ہے۔
3. گفتگو کے دوران ہی اے آئی ایجنٹ Rania کے بجٹ، خریداری کے وقت اور اس بارے میں پوچھتا ہے کہ وہ رہائش کے لیے خرید رہی ہے یا سرمایہ کاری کے لیے۔
4. وہ سیلز ٹیم کے کیلنڈر میں ہفتے کی صبح کے لیے یونٹ کا دورہ بک کرتا ہے اور Rania کو تصدیق بھیج دیتا ہے۔
5. جمعہ کی صبح یہ استفسار ڈویلپر کے CRM میں ایک خلاصے اور Rania کے جوابات کے ساتھ موجود ہوتا ہے، اور یونٹ کا دورہ پہلے ہی کیلنڈر میں درج ہوتا ہے۔
6. جب Rania ہفتے کو یونٹ کے دورے کا وقت بدلنے کے لیے کال کرتی ہے، تو اے آئی ایجنٹ پہلے سے جانتا ہے کہ وہ کون ہے اور کیا طے ہوا تھا۔

ان دستاویزات کو کیسے استعمال کریں

ہر صفحہ چار طرح کے قارئین کے لیے لکھا گیا ہے۔ اس حصے سے آغاز کریں جو آپ کے کردار سے مطابقت رکھتا ہو۔

دستاویزات اس ترتیب سے مرتب کی گئی ہیں:

متعلقہ

• تعیناتی کیسے ہوتی ہےابتدائی رہنمائی
• اے آئی ایجنٹ کیسے کام کرتا ہےاے آئی ایجنٹس
• ہم کیا کرتے ہیں اور آپ کی ٹیم کیا کرتی ہےابتدائی رہنمائی
• فیصلوں کی حدودگورننس اور کنٹرول
• سیکیورٹی اور ڈیٹا کا تحفظ: جائزہسیکیورٹی اور ڈیٹا کا تحفظ

مصنوعات کے نام اور لوگو اپنے اپنے مالکان کے ٹریڈ مارک ہیں۔ ان کا ذکر ان سسٹمز کی نشاندہی کرتا ہے جن سے Telonic منسلک ہوتی ہے، اور اس سے کسی شراکت داری یا تائید کا مفہوم نہیں نکلتا۔