ای میل: انسانی جائزے کے لیے مسودے

کچھ ان باکسز میں اتنا خطرہ ہوتا ہے کہ کسی بھی جواب کو دیکھے بغیر بھیجنا مناسب نہیں: شکایات، تنازعات، اور ہر وہ چیز جو بعد میں کوئی ریگولیٹر پڑھ سکتا ہے۔ ایسے ان باکسز کے لیے اے آئی ایجنٹ جواب تیار کرتا ہے اور اسے روکے رکھتا ہے تاکہ آپ کی ٹیم کا کوئی فرد اسے منظور کرے۔ آپ کی ٹیم جواب کا جائزہ لیتی ہے، ضرورت ہو تو ترمیم کرتی ہے، اور بھیج دیتی ہے، جبکہ کسٹمر کی ہسٹری، استعمال کیے گئے حقائق اور ان کے ذرائع ٹیم کے سامنے ہوتے ہیں۔

حساس ان باکسز کے لیے یہ ایک عام پہلا قدم ہے، اور اس سے آپ کی ٹیم یہ طے کرنے سے پہلے کہ ایجنٹ کیا براہ راست بھیج سکتا ہے، ٹھیک ٹھیک دیکھ سکتی ہے کہ وہ آپ کے کسٹمرز کے ساتھ کیسے پیش آتا ہے۔ جائزے کے لیے مسودوں کی سہولت عمل درآمد کے دوران آپ کے منتخب کردہ میل باکسز اور زمروں کے لیے ترتیب دی جاتی ہے۔

مسودہ آپ کے کسٹمر تک کیسے پہنچتا ہے

1. ایک ای میل آتی ہے، کسی ایسے میل باکس میں جس کی اے آئی ایجنٹ نگرانی کرتا ہے۔
2. ایجنٹ جواب تیار کرتا ہے۔ وہ ای میل اور پورا سلسلہ پڑھتا ہے، کسٹمر کی شناخت کرتا ہے، آپ کے سسٹمز سے ضروری معلومات حاصل کرتا ہے، اور ضرورت کے مطابق دستاویزات منسلک کر کے آپ کی حدود کے اندر جواب لکھتا ہے۔
3. مسودہ روک لیا جاتا ہے۔ کچھ نہیں بھیجا جاتا۔ مسودہ Telonic کنسول (وہ ویب ایپلیکیشن جو آپ کی ٹیم استعمال کرتی ہے) کی گفتگو (Conversations) اسکرین میں جائزے کی قطار میں انتظار کرتا ہے۔
4. آپ کی ٹیم کا کوئی فرد اس کا جائزہ لیتا ہے۔ وہ اسے جوں کا توں منظور کر سکتا ہے، اس میں ترمیم کر کے منظور کر سکتا ہے، یا اسے مسترد کر کے خود جواب دے سکتا ہے یا ٹیم کے کسی دوسرے رکن کے حوالے کر سکتا ہے۔
5. منظور شدہ جواب بھیج دیا جاتا ہے، آپ کے میل باکس سے، اسی سلسلے میں، اور کسٹمر کے ریکارڈ میں درج کر لیا جاتا ہے۔

جائزہ کار کیا دیکھتا ہے

کس چیز کا جائزہ لیا جائے، اس کا انتخاب

جائزے کا فیصلہ زمرہ وار ہوتا ہے، ایسا نہیں کہ یا تو ہر جواب کا جائزہ ہو یا کسی کا بھی نہیں۔ زمرے اس بنیاد پر بنتے ہیں کہ کسٹمر نے کس وجہ سے رابطہ کیا، کون سا میل باکس ہے، یا کسٹمر کس قسم کا ہے، اس لیے معمول کی درخواستوں کے جواب براہ راست جا سکتے ہیں جبکہ حساس درخواستوں کے جواب کسی فرد کا انتظار کرتے ہیں۔

وہ ای میلز جن کا اے آئی ایجنٹ کو بالکل جواب نہیں دینا چاہیے، جیسے سنگین چوٹ سے متعلق کلیم، مسودہ تیار کرنے کے بجائے خلاصے کے ساتھ آپ کی ٹیم کے حوالے کر دی جاتی ہیں۔

آپ کی ٹیم کی ترامیم کا کیا ہوتا ہے

ہر منظوری، ترمیم اور مسترد کیے جانے کا اندراج گفتگو کے ساتھ ہوتا ہے، اس تفصیل کے ساتھ کہ یہ کس نے اور کب کیا۔ کسٹمر ریکارڈ میں جواب ویسا ہی نظر آتا ہے جیسا وہ بھیجا گیا، اور آڈٹ ٹریل میں وہ مسودہ نظر آتا ہے جس سے یہ جواب بنا۔

ترامیم ایک مفید ثبوت ہیں۔ جب آپ کی ٹیم بار بار ایک ہی فقرے میں تبدیلی کرتی ہے، یا ایک ہی وضاحت شامل کرتی ہے، تو ہم آپ کے ساتھ اس کا جائزہ لیتے ہیں اور اے آئی ایجنٹ کی منظور شدہ عبارت یا قواعد کو اپ ڈیٹ کرتے ہیں۔ یہ تبدیلی جانچ کے بعد، آپ کی منظوری سے، ریلیز کے معمول کے عمل کے ذریعے نافذ ہوتی ہے۔ تبدیلیاں کیسے نافذ ہوتی ہیں دیکھیں۔

زمروں کو براہ راست بھیجنے پر منتقل کرنا

جب آپ کی ٹیم کو کسی زمرے پر اعتماد ہو جائے تو وہ اس زمرے کو براہ راست بھیجنے پر منتقل کر سکتی ہے۔ ایک عام طریقہ یہ ہے کہ آغاز میں ہر زمرہ جائزے کے تحت رکھا جائے، پھر معمول کے زمروں کو ایک ایک کر کے منتقل کیا جائے، جبکہ تنازعات اور شکایات کو اس وقت تک جائزے کے تحت رکھا جائے جب تک آپ کی ٹیم چاہے۔

• فیصلہ آپ کرتے ہیں، ہر زمرے کے لیے الگ۔ جب تک آپ کی ٹیم خود منتقل نہ کرے، کوئی زمرہ براہ راست بھیجنے پر منتقل نہیں ہوتا۔
• آپ پہلے ثبوت دیکھ سکتے ہیں۔ زمرے کا ہر مسودہ، اور یہ کہ اسے بغیر تبدیلی کے منظور کیا گیا، اس میں ترمیم کی گئی یا اسے مسترد کیا گیا، کنسول میں تلاش کر کے پڑھا جا سکتا ہے، اس لیے فیصلہ آپ کی اپنی گفتگو کی بنیاد پر ہوتا ہے۔
• آپ یہ تبدیلی واپس لے سکتے ہیں۔ کوئی بھی زمرہ کسی بھی وقت دوبارہ جائزے کے تحت لایا جا سکتا ہے۔
• نگرانی جاری رہتی ہے۔ براہ راست بھیجے گئے جوابات بھی درج ہوتے ہیں اور کوالٹی کے جائزے میں ان کی جانچ کی جا سکتی ہے۔ ہر گفتگو کی کوالٹی کا جائزہ دیکھیں۔

عملی طور پر

دبئی کی ڈویلپر کمپنی Sahel Crest Properties اپنا کسٹمر کیئر میل باکس اس طرح منسلک کرتی ہے کہ ہر زمرہ جائزے کے لیے روکا جاتا ہے۔

1. Mariam ای میل کر کے پوچھتی ہے کہ اس کے سروس چارجز کیوں بڑھ گئے ہیں۔ اے آئی ایجنٹ ایک جوابی مسودہ تیار کرتا ہے جس میں پراپرٹی مینجمنٹ سسٹم سے لی گئی رقم اور نوٹس بھیجے جانے کی تاریخ درج ہوتی ہے، اور نوٹس منسلک ہوتا ہے۔
2. کسٹمر کیئر کا ایک افسر ذرائع سے ملا کر مسودے کی جانچ کرتا ہے، عمارت کے نئے سیکیورٹی معاہدے کے بارے میں ایک جملہ شامل کرتا ہے، اور اسے بھیج دیتا ہے۔
3. اگلے چند ہفتوں میں ٹیم ادائیگیوں کے شیڈول سے متعلق زیادہ تر جوابات بغیر تبدیلی کے منظور کرتی ہے، اور سروس چارجز سے متعلق زیادہ تر جوابات میں ترمیم کر کے عمارت کے بجٹ کے بارے میں سیاق و سباق شامل کرتی ہے۔
4. کسٹمر کیئر کے سربراہ ادائیگیوں کے شیڈول کی درخواستوں کو براہ راست بھیجنے پر منتقل کر دیتے ہیں۔ سروس چارجز سے متعلق سوالات جائزے کے تحت رہتے ہیں۔
5. عمارت کے بجٹ کے بارے میں ٹیم کا شامل کیا ہوا جملہ، جانچ اور کسٹمر کیئر کے سربراہ کی منظوری کے بعد، سروس چارجز کی منظور شدہ عبارت کا حصہ بن جاتا ہے۔

آپ کی ٹیم کے اختیار میں کیا ہے

• کون سے میل باکسز اور زمرے جائزے کے لیے روکے جاتے ہیں، اور کون سے براہ راست بھیجے جاتے ہیں۔
• کون مسودوں کو منظور کر سکتا ہے، ان میں ترمیم کر سکتا ہے اور انہیں مسترد کر سکتا ہے۔
• کوئی زمرہ کب براہ راست بھیجنے پر منتقل ہوتا ہے، اور کب واپس آتا ہے۔
• ہر زمرے میں اے آئی ایجنٹ کی استعمال کردہ منظور شدہ عبارت۔

متعلقہ

• ای میل: میل باکس کا کنکشن، پیغامات کے سلسلے اور منسلکاتچینلز
• عملی طور پر انسانی نگرانیگورننس اور کنٹرول
• وہ اختیارات جو آپ کی ٹیم کے پاس رہتے ہیںگورننس اور کنٹرول
• تبدیلیاں کیسے نافذ ہوتی ہیںگورننس اور کنٹرول
• کنسولکوالٹی اور تجزیات