اے آئی ایجنٹ کے کردار

آپ کے کسٹمرز کے ساتھ گفتگو ایک ہی نوعیت کا کام نہیں ہے۔ نئے استفسار کا جواب دینا، کسی پالیسی ہولڈر کو بتانا کہ اس کا کلیم کس مرحلے تک پہنچا ہے، بکنگ میں تبدیلی مکمل کرنا اور کسی خریدار کو قسط کی یاد دہانی کرانا، ان میں سے ہر کام کے لیے مختلف مہارتیں، مختلف اجازتیں اور حوالگی کا ایک مختلف موقع درکار ہوتا ہے۔ Telonic اس کام کو چار کرداروں میں منظم کرتی ہے: سیلز، سپورٹ، حل اور پیشگی رابطہ۔ ہر کردار آپ کی صنعت کے لیے تیار کیا جاتا ہے، اور ایک ہی تعیناتی ایک ہی کسٹمر ریکارڈ پر ان میں سے کئی کرداروں کو یکجا کر سکتی ہے۔

چاروں کردار ایک نظر میں

ہر کردار کے پیچھے کام کرنے والے ورک فلوز عمل درآمد کے دوران ان کاروباری عملوں اور سسٹمز کے لیے ترتیب دیے جاتے ہیں جن کا انتخاب آپ کرتے ہیں۔ ان میں سے کوئی بھی پہلے سے فعال نہیں ہوتا۔

سیلز

سیلز کا کردار نئے استفسارات کا جواب دیتا ہے اور ایک مددگار گفتگو کے دوران ہی جانچتا ہے کہ استفسار سنجیدہ اور موزوں ہے یا نہیں۔ یہ بجٹ، وقت اور ارادے کی معلومات درج کرتا ہے، آپ کے اپنے جانچ کے نکات کی بنیاد پر ممکنہ کسٹمر کو اسکور دیتا ہے، اور اگلا قدم، جیسے یونٹ کا دورہ، درست کیلنڈر میں بک کرتا ہے۔ رئیل اسٹیٹ میں، آپ کی تازہ ترین انوینٹری سے خریدار کی ضروریات کے مطابق یونٹس کی نشاندہی عمل درآمد کے دوران ترتیب دی جاتی ہے۔ انشورنس میں، آپ کے ریٹنگ کے قواعد (وہ قواعد جو پالیسی کی قیمت طے کرتے ہیں) کے اندر کوٹیشن دینا بھی اسی طرح ترتیب دیا جاتا ہے، اور جو کچھ ان قواعد سے باہر ہو وہ آپ کی سیلز ٹیم کے حوالے کیا جاتا ہے۔

جب کوئی خریدار واضح اشارے دے کہ وہ فیصلے کے قریب ہے تو سیلز کا کردار اسے فوری طور پر کسی سیلز نمائندے تک پہنچا سکتا ہے، اور یہ سہولت عمل درآمد کے دوران ترتیب دی جاتی ہے۔ آپ کی سیلز ٹیم کام کا آغاز آپ کے CRM (وہ سسٹم جس میں آپ کے کسٹمرز اور سیلز کا ریکارڈ رہتا ہے) میں موجود ممکنہ کسٹمر سے کرتی ہے: اسکور شدہ، خلاصے کے ساتھ، اور اگلا قدم کیلنڈر میں پہلے سے طے شدہ۔

سپورٹ

سپورٹ کا کردار کسی ایسی چیز کے بارے میں سوالات کا جواب دیتا ہے جو کسٹمر کے پاس پہلے سے موجود ہے: بکنگ، یونٹ، پالیسی یا کلیم۔ یہ گفتگو کے دوران آپ کے سسٹمز سے جواب حاصل کرتا ہے، اور عمومی سوالات کا جواب آپ کی منظور شدہ دستاویزات سے دیتا ہے۔

انشورنس میں اس کا مطلب ہے آپ کے کلیم سسٹم سے کلیم کی صورتحال، اور پالیسی ہولڈر کی اپنی پالیسی کی شرائط و ضوابط سے کوریج کے سوالات کے جواب۔ سفر میں اس کا مطلب ہے بکنگ سے متعلق سوالات اور تبدیلیاں۔ رئیل اسٹیٹ میں اس کا مطلب ہے خریدار کے اپنے یونٹ اور پروجیکٹ کے لیے ادائیگی کے پلان، تعمیراتی پیش رفت اور سروس چارجز سے متعلق سوالات۔ یہ ورک فلوز عمل درآمد کے دوران ان سسٹمز کے لیے ترتیب دیے جاتے ہیں جن پر یہ انحصار کرتے ہیں۔

حل

حل کا کردار وہ عمل مکمل کرتا ہے جس کے بارے میں گفتگو ہو رہی ہو، آپ کے سسٹمز کے اندر اور آپ کی حدود کے اندر۔ یہ آپ کے مینٹیننس سسٹم میں درست یونٹ کے تحت نقص درج کرتا ہے۔ یہ نقصان کی پہلی اطلاع اس ترتیب میں لیتا ہے جو آپ کے کلیم سسٹم کو درکار ہو، اور کلیم کے لیے ضروری دستاویزات طلب کر کے منسلک کرتا ہے۔ یہ مسافر کو ایسی پرواز پر دوبارہ بک کرتا ہے جس کی مسافر کا کرایہ اجازت دیتا ہو، اور آپ کی پالیسی کی حدود کے اندر واؤچرز جاری کرتا ہے۔

حل کے کردار میں حدود سب سے زیادہ اہمیت رکھتی ہیں، کیونکہ یہاں اے آئی ایجنٹ کسی چیز میں تبدیلی کر رہا ہوتا ہے۔ ہر کارروائی وہی ہوتی ہے جس کی آپ کی ٹیم نے اجازت دی ہو، اور انہی ویلیوز کے ساتھ جن کی آپ کے قواعد اجازت دیتے ہیں۔ وہ فیصلے جو آپ کی ٹیم کے افراد کے ذمے ہیں، جیسے کلیم کا فیصلہ یا آپ کی پالیسی سے ہٹ کر ریفنڈ، ایجنٹ کے اختیار میں نہیں ہوتے۔ پالیسیاں بطور حدود دیکھیں۔

پیشگی رابطہ

پیشگی رابطے کا کردار گفتگو کا آغاز کرتا ہے۔ یہ یاد دہانیاں اور تصدیقی پیغامات بھیجتا ہے، اقساط کے بارے میں فالو اپ کرتا ہے، تجدید کی یاد دہانیاں سنبھالتا ہے، کسٹمرز سے پوچھتا ہے کہ ان کا تجربہ کیسا رہا، اور آپ کی رابطہ فہرستوں پر کیمپینز چلاتا ہے۔ اپائنٹمنٹ کی یاد دہانیاں اور طے شدہ کالز معیاری سہولت کے طور پر کام کرتی ہیں۔ واجب الادا رقوم کی وصولی کے لیے فالو اپ، رائے جمع کرنا، زیادہ موزوں اوقات میں دوبارہ کوشش، اور ایسے سلسلے جو ایک چینل سے دوسرے چینل پر منتقل ہوتے ہیں، عمل درآمد کے دوران ترتیب دیے جاتے ہیں۔

پیشگی رابطہ صرف رابطے کے ان قواعد کے اندر رہ کر کام کرتا ہے جو لاگو ہوتے ہیں۔ ہر آؤٹ باؤنڈ پیغام سے پہلے رضامندی کی جانچ کی جاتی ہے، دستبرداری (opt-out) کی درخواستوں اور رابطہ نہ کرنے کی فہرستوں کی پابندی کی جاتی ہے، اور کالز صرف کال کے اوقات کے اندر کی جاتی ہیں۔ جب کوئی ادائیگی واجب ہو تو اے آئی ایجنٹ آپ کی ادائیگی کی سروس کے فراہم کنندہ کا ادائیگی کا لنک بھیجتا ہے، چنانچہ کارڈ کی تفصیلات فراہم کنندہ کے پاس ہی رہتی ہیں اور ایجنٹ انہیں کبھی نہیں دیکھتا۔ آؤٹ باؤنڈ پیغامات اور کالز کے لیے رابطے کے قواعد دیکھیں۔

ہر کردار کی الگ حدود اور الگ حوالگی

چاروں کردار ایک ہی اے آئی ایجنٹ اور ایک ہی ریکارڈ استعمال کرتے ہیں، لیکن ان کی اجازتیں مشترک نہیں ہوتیں۔ ہر کردار کے پاس وہی کارروائیاں ہوتی ہیں جو اس کے کام کے لیے ضروری ہیں، اس سے زیادہ نہیں، اور ہر کردار گفتگو اس ٹیم کے حوالے کرتا ہے جو اگلے قدم کی ذمہ دار ہو۔

ایک تعیناتی میں کرداروں کو یکجا کرنا

کسٹمرز کسی ایک کردار کے دائرے میں محدود نہیں رہتے۔ بکنگ میں تبدیلی کے بارے میں پوچھنے والا مہمان آگے چل کر ایک رات کے اضافے کے بارے میں بھی پوچھ سکتا ہے۔ تجدید کی یاد دہانی وصول کرنے والا پالیسی ہولڈر پچھلے سال کے کسی کلیم کے بارے میں پوچھ سکتا ہے۔ چونکہ تمام کردار ایک ہی اے آئی ایجنٹ اور ایک ہی ریکارڈ استعمال کرتے ہیں، اس لیے گفتگو کسٹمر کو محسوس ہوئے بغیر ان کے درمیان منتقل ہوتی رہتی ہے، اور ہر حصہ متعلقہ کردار کی حدود کے مطابق نمٹایا جاتا ہے۔

زیادہ تر تعیناتیاں ایک کردار، ایک چینل اور ایک شعبے سے شروع ہوتی ہیں۔ بعد میں کوئی کردار شامل کرنے پر وہی ریکارڈ اور اکثر آپ کے سسٹمز سے وہی کنکشنز استعمال ہوتے ہیں۔ مختلف شعبے یا برانڈز ایک ہی معاہدے کے تحت اپنے الگ اے آئی ایجنٹس، ڈیٹا اور رپورٹنگ کے ساتھ کام کر سکتے ہیں۔ تعیناتی کیسے ہوتی ہے دیکھیں۔

عملی طور پر

دبئی کی ایک ڈویلپر کمپنی Sahel Crest Properties ایک پروجیکٹ کے آغاز کے لیے سیلز کے کردار سے شروعات کرتی ہے اور بعد میں باقی کردار بھی شامل کر لیتی ہے۔

1. سیلز۔ Maryam جمعہ کی شام WhatsApp پر دو بیڈ روم کے یونٹ کے بارے میں استفسار کرتی ہے۔ اے آئی ایجنٹ انوینٹری سے جواب دیتا ہے، اس کے بجٹ اور وقت کے بارے میں پوچھتا ہے، اور ہفتے کے روز کے لیے یونٹ کا دورہ بک کر دیتا ہے۔ سیلز ٹیم کو CRM میں اسکور شدہ ممکنہ کسٹمر مل جاتا ہے۔
2. پیشگی رابطہ۔ Maryam کے یونٹ C-1402 ریزرو کرنے کے بعد، جیسے جیسے ہر قسط کا مرحلہ قریب آتا ہے، اے آئی ایجنٹ اسے ادائیگیوں کے شیڈول کے مطابق رقم اور ادائیگی کے لنک کے ساتھ اس قسط کی یاد دہانی کراتا ہے۔
3. سپورٹ۔ وہ کال کر کے پوچھتی ہے کہ تعمیر میں کیا پیش رفت ہو رہی ہے۔ اے آئی ایجنٹ اس کے ٹاور کے پروجیکٹ ڈیٹا سے جواب دیتا ہے۔
4. حل۔ قبضے کی حوالگی کے بعد وہ دو نقائص کی اطلاع دیتی ہے۔ اے آئی ایجنٹ دونوں کو مینٹیننس سسٹم میں اس کے یونٹ کے تحت درج کرتا ہے اور اسے بتاتا ہے کہ آگے کیا ہوگا۔
5. حوالگی۔ وہ اس بات پر اختلاف کرتی ہے کہ آیا ایک نقص کوریج میں آتا ہے یا نہیں۔ یہ فیصلہ قبضے کی حوالگی کی ٹیم کے اختیار میں ہے، اور اے آئی ایجنٹ یہ معاملہ خلاصے اور Maryam کی مکمل ہسٹری کے ساتھ اس ٹیم کے حوالے کر دیتا ہے۔

آپ کی ٹیم کے اختیار میں کیا ہے

• آپ کی تعیناتی کون سے کردار استعمال کرتی ہے، کن شعبوں میں اور کن چینلز پر۔
• ہر کردار کو کن کارروائیوں اور ویلیوز کی اجازت ہے، اور کن کے لیے منظوری درکار ہے۔
• ہر کردار کے لیے حوالگی کا راستہ، اور اسے کون وصول کرتا ہے۔
• پیشگی رابطے کے لیے: کن سے رابطہ کیا جا سکتا ہے، کب، کس چینل پر، اور کتنی بار۔

متعلقہ

• ورک فلوز اور کسٹمر کا سفراے آئی ایجنٹس
• پالیسیاں بطور حدوداے آئی ایجنٹس
• آپ کی ٹیم کے حوالے کرنااے آئی ایجنٹس
• آؤٹ باؤنڈ پیغامات اور کالز کے لیے رابطے کے قواعدقانونی امور اور تعمیل
• تعیناتی کیسے ہوتی ہےابتدائی رہنمائی

مصنوعات کے نام اور لوگو اپنے اپنے مالکان کے ٹریڈ مارک ہیں۔ ان کا ذکر ان سسٹمز کی نشاندہی کرتا ہے جن سے Telonic منسلک ہوتی ہے، اور اس سے کسی شراکت داری یا تائید کا مفہوم نہیں نکلتا۔