وائس: ان باؤنڈ اور آؤٹ باؤنڈ کالز

آپ کے کسٹمرز جن نمبروں پر پہلے سے کال کرتے ہیں، اے آئی ایجنٹ ان پر آنے والی کالز کا کسی بھی وقت جواب دیتا ہے، اور آپ کی جانب سے کسٹمرز کو کالز کرتا ہے: یاد دہانیاں، فالو اپ اور کیمپینز۔ ہر کال وہی ایجنٹ سنبھالتا ہے جو آپ کے دوسرے چینلز چلاتا ہے، اور کسٹمر کی ہسٹری اس کے سامنے ہوتی ہے، اس لیے آؤٹ باؤنڈ کال بات وہیں سے شروع کرتی ہے جہاں پچھلی گفتگو ختم ہوئی تھی۔ یہ صفحہ بتاتا ہے کہ شروع سے آخر تک ایک کال کیسی سنائی دیتی ہے، ان باؤنڈ اور آؤٹ باؤنڈ کالز پر ایجنٹ کیا کرتا ہے، اور نمبر ملانے سے پہلے وہ کون سی جانچ کرتا ہے۔

ایک کال کیسی سنائی دیتی ہے، مرحلہ وار

اے آئی ایجنٹ کے ساتھ کال کا انداز ویسا ہی ہوتا ہے جیسا آپ کی ٹیم کے کسی پوری تیاری رکھنے والے رکن کے ساتھ اچھی گفتگو کا۔ ایک عام ان باؤنڈ کال پر یہ ہوتا ہے۔

1. ابتدائی کلمات۔ ایجنٹ اس زبان میں جواب دیتا ہے جو آپ نے اس لائن کے لیے طے کی ہے، عام طور پر عربی اور انگریزی۔ وہ بتاتا ہے کہ وہ ایک اے آئی ایجنٹ ہے جو آپ کے ادارے کی طرف سے بات کر رہا ہے، اور کال ریکارڈ کرنے کے لیے کال کرنے والے کی رضامندی مانگتا ہے۔ کال ریکارڈنگ اور رضامندی دیکھیں۔
2. کال کرنے والا بولتا ہے۔ کال کرنے والے کے بولنے کے ساتھ ساتھ گفتار کی شناخت (وہ ٹیکنالوجی جو بولے گئے الفاظ کو متن میں بدلتی ہے) کام کرتی رہتی ہے، اس لیے کال کے دوران ہی ایک لائیو تحریری نقل بنتی جاتی ہے۔ آنے والی آواز کو سمجھنے سے پہلے اس میں سے گاڑیوں، سڑکوں اور تعمیراتی مقامات کا شور فلٹر کر دیا جاتا ہے۔
3. ایجنٹ درست لمحے کا انتظار کرتا ہے۔ وہ لمبی خاموشی کا انتظار کرنے کے بجائے اس فطری وقفے پر دھیان دیتا ہے جو کال کرنے والے کی بات کے آخر میں آتا ہے، اس لیے نہ وہ بیچ میں بولتا ہے اور نہ کال کرنے والے کو انتظار میں چھوڑتا ہے۔
4. ایجنٹ جواب دیتا ہے۔ کال کرنے والا جب اپنا جملہ مکمل کر رہا ہوتا ہے، اسی دوران ایجنٹ جواب تیار کرنا شروع کر دیتا ہے، جس سے گفتگو تاخیر کے بجائے فطری انداز میں چلتی ہے۔ وہ مختصر جملوں میں، اس آواز میں بولتا ہے جو آپ نے اپنی تعیناتی کے لیے منتخب کی ہے۔
5. کال کرنے والا بیچ میں بولتا ہے۔ اگر ایجنٹ کے بولتے ہوئے کال کرنے والا بولنا شروع کر دے تو ایجنٹ رک کر سنتا ہے۔ کسی کو ایسے جملے کے ختم ہونے کا انتظار نہیں کرنا پڑتا جسے وہ سننا نہیں چاہتا تھا۔
6. ایجنٹ معلومات حاصل کرتا ہے۔ جب کال کرنے والا لائن پر ہوتا ہے، اسی دوران ایجنٹ آپ کے سسٹمز سے ضروری معلومات حاصل کرتا ہے: یونٹ، ریزرویشن، پالیسی۔ رقوم اور تاریخوں جیسے اعداد و شمار براہ راست آپ کے ریکارڈ سے شامل کیے جاتے ہیں، اے آئی انہیں دوبارہ ٹائپ نہیں کرتا۔
7. کام مکمل ہو جاتا ہے، یا کال کسی فرد کو منتقل ہو جاتی ہے۔ ایجنٹ آپ کی حدود کے اندر درخواست مکمل کرتا ہے، یا تحریری خلاصے کے ساتھ کال آپ کی ٹیم کو منتقل کر دیتا ہے۔ کال کی منتقلی، واپسی کال اور زائد کالز دیکھیں۔
8. کال ختم ہوتی ہے۔ ایجنٹ تصدیق کرتا ہے کہ کیا کیا گیا اور آگے کیا ہوگا۔ خلاصہ، نتیجہ اور جو بھی کارروائیاں ہوئی ہوں، کسٹمر کے ریکارڈ میں شامل کر دی جاتی ہیں۔

تکنیکی تفصیل

کالز SIP کے ذریعے (وہ معیاری پروٹوکول جسے کاروباری فون سسٹمز کالز قائم کرنے اور ملانے کے لیے استعمال کرتے ہیں)، آپ کے ٹیلی کام آپریٹر یا فون سسٹم کی طرف سے آنے والے ایک SIP ٹرنک (ایک ورچوئل فون لائن جو کسی نیٹ ورک پر دو فون سسٹمز کو جوڑتی ہے) پر اے آئی ایجنٹ تک پہنچتی ہیں۔ کال کی آواز بطور ڈیفالٹ SRTP (Secure Real-time Transport Protocol، جو آواز کو ترسیل کے دوران انکرپٹ کرتا ہے) کے ذریعے انکرپٹ کی جاتی ہے۔ گفتار کی شناخت، لسانی ماڈل (اے آئی کا وہ حصہ جو گفتگو کا مطلب سمجھتا اور جواب تیار کرتا ہے) اور متن کو آواز میں بدلنا (وہ ٹیکنالوجی جو جواب کو بولی جانے والی آواز میں بدلتی ہے)، یہ سب اس خطے میں چلتے ہیں جو آپ اپنی تعیناتی کے لیے منتخب کرتے ہیں۔

ایجنٹ کام شروع کرنے کے لیے کال کرنے والے کی بات ختم ہونے کا انتظار نہیں کرتا۔ تحریری نقل، سمجھنے اور جواب کی تیاری کے مراحل ساتھ ساتھ چلتے ہیں، اور اسی وجہ سے وقفے مختصر رہتے ہیں۔ ماڈلز اور فراہم کنندگان اور وائس: آپ کے ٹیلی فون سسٹم کو SIP کے ذریعے منسلک کرنا دیکھیں۔

ان باؤنڈ کالز: آپ کے کسٹمرز کو جواب دینا

اے آئی ایجنٹ ان کالز کا جواب دیتا ہے جو آپ کا فون سسٹم اس کی طرف بھیجتا ہے، اور کال کرنے والے کے ساتھ مکمل گفتگو کرتا ہے۔ یہ کون سی کالز ہوں گی، یہ آپ طے کرتے ہیں: ایک مخصوص لائن، آپ کی ٹیم کے اوقات کار کے علاوہ آنے والی کالز، مصروف قطار سے زائد ہونے والی کالز، یا آپ کے موجودہ مینو کا ایک آپشن۔

وہ ایک ہی وقت میں بہت سی کالز سنبھالتا ہے۔ جب کالز کی تعداد بڑھتی ہے تو ایجنٹ کی طرف بھیجے گئے کال کرنے والوں کو اس کے فارغ ہونے کا انتظار نہیں کرنا پڑتا۔ آپ کی تعیناتی کے لیے بیک وقت کالز کی تعداد عمل درآمد کے دوران، آپ کے ٹرنک کی گنجائش کے ساتھ، طے کی جاتی ہے۔

آؤٹ باؤنڈ کالز: آپ کے کسٹمرز تک پہنچنا

اے آئی ایجنٹ کال ملاتا ہے، کسی فرد کے جواب دینے کا انتظار کرتا ہے، اور گفتگو شروع کرتا ہے۔ کالز آپ کے اپنے ٹرنک سے جاتی ہیں اور ان پر آپ کا اپنا نمبر ظاہر ہوتا ہے۔ وائس: آپ کے ٹیلی فون سسٹم کو SIP کے ذریعے منسلک کرنا دیکھیں۔

کسٹمر کے جواب نہ دینے پر اے آئی ایجنٹ دوبارہ کیسے کوشش کرتا ہے، یہ عمل درآمد کے دوران ترتیب دیا جاتا ہے: کتنی کوششیں، کتنے وقفے سے، اور کن اوقات میں کسٹمر کے کال اٹھانے کا امکان زیادہ ہے۔ مقصد یہ ہے کہ بار بار کال کیے بغیر کسٹمر تک پہنچا جائے۔ جب کال آنسرنگ مشین اٹھائے تو ایجنٹ اسے پہچان سکتا ہے اور آپ کی ہدایات کے مطابق عمل کر سکتا ہے۔ کی پیڈ سے اندراج، وائس میل کی نشاندہی اور کالر آئی ڈی دیکھیں۔

ہر آؤٹ باؤنڈ کال ایک جاری گفتگو کا تسلسل ہے

اے آئی ایجنٹ کی آؤٹ باؤنڈ کال کوئی اجنبی کال (cold call) نہیں ہوتی۔ نمبر ملانے سے پہلے ایجنٹ کے پاس کسٹمر کا ریکارڈ ہوتا ہے: کسٹمر نے پچھلی بار کیا پوچھا تھا، کیا وعدہ کیا گیا تھا، اور کیا ابھی زیر التوا ہے۔ جب کوئی کسٹمر یاد دہانی کی کال اٹھا کر پچھلے ہفتے کی کوئی بات چھیڑتا ہے تو ایجنٹ کو اس کا پہلے سے علم ہوتا ہے۔

ہر آؤٹ باؤنڈ کال کے آغاز میں ایجنٹ بتاتا ہے کہ وہ ایک اے آئی ایجنٹ ہے، کس ادارے کی طرف سے کال کر رہا ہے، اور کال کیوں کر رہا ہے۔ وہ ریکارڈنگ کے لیے رضامندی اسی طرح مانگتا ہے جیسے ان باؤنڈ کال پر۔

نمبر ملانے سے پہلے اے آئی ایجنٹ کون سی جانچ کرتا ہے

کسی بھی آؤٹ باؤنڈ کال سے پہلے اے آئی ایجنٹ یہ جانچ کرتا ہے:

متحدہ عرب امارات اور سعودی عرب میں آؤٹ باؤنڈ کالز پر، خاص طور پر مارکیٹنگ کالز پر، کال کے اوقات، کال نہ کرنے کی رجسٹریاں اور لوگوں سے کس طرح رابطہ کیا جا سکتا ہے، اس سے متعلق قواعد لاگو ہوتے ہیں۔ آپ اپنی تعیناتی کے لیے اوقات، فہرستیں اور قواعد طے کرتے ہیں، اور ایجنٹ نمبر ملانے سے پہلے ان پر عمل کرتا ہے۔ آؤٹ باؤنڈ پیغامات اور کالز کے لیے رابطے کے قواعد دیکھیں۔

عملی طور پر

دبئی کا ایک رئیل اسٹیٹ ڈویلپر قبضے کی حوالگی کی اپائنٹمنٹس سے پہلے یاد دہانی کی کالز کے لیے اے آئی ایجنٹ استعمال کرتا ہے۔

1. قبضے کی حوالگی کے سسٹم کے مطابق یونٹ T2-1507 کے لیے Yousef کی اپائنٹمنٹ اتوار کو 10:00 پر ہے۔ ڈویلپر نے یاد دہانی کی کالز کے لیے ایک دن پہلے، 10:00 سے 18:00 کے درمیان کا وقت طے کیا ہے۔
2. ہفتے کو 11:00 پر ایجنٹ جانچتا ہے کہ Yousef نے دستبرداری اختیار نہیں کی اور یہ وقت ڈویلپر کے کال کے اوقات کے اندر ہے۔ وہ ڈویلپر کے ٹرنک کے ذریعے کال ملاتا ہے، جس پر ڈویلپر کا نمبر ظاہر ہوتا ہے۔
3. Yousef کال اٹھاتا ہے۔ ایجنٹ بتاتا ہے کہ وہ ایک اے آئی ایجنٹ ہے جو ڈویلپر کی طرف سے Yousef کی قبضے کی حوالگی کی اپائنٹمنٹ کے بارے میں کال کر رہا ہے، اور ریکارڈنگ کے لیے رضامندی مانگتا ہے۔ Yousef رضامندی دے دیتا ہے۔
4. وہ اپائنٹمنٹ پیر پر منتقل کرنے کی درخواست کرتا ہے۔ ایجنٹ حوالگی کا کیلنڈر دیکھتا ہے، 14:00 کا وقت پیش کرتا ہے، اسے بک کرتا ہے، اور WhatsApp پر تصدیق بھیج دیتا ہے۔
5. وہ بالکونی کے اس دروازے کا ذکر کرتا ہے جس کی اطلاع اس نے پچھلے ہفتے دی تھی۔ ایجنٹ اس کے ریکارڈ میں وہ اطلاع دیکھتا ہے اور اسے بتاتا ہے کہ قبضے کی حوالگی سے پہلے اس کی مرمت کا وقت طے ہے۔
6. کال کا خلاصہ، نئی اپائنٹمنٹ اور تصدیق Yousef کے ریکارڈ میں شامل کر دی جاتی ہیں، جہاں حوالگی کی ٹیم انہیں دیکھ سکتی ہے۔

آپ کی ٹیم کے اختیار میں کیا ہے

• آپ کے اپنے فون سسٹم میں، کون سی کالز اے آئی ایجنٹ کی طرف جاتی ہیں، اور کب۔
• ہر لائن پر ابتدائی کلمات، زبانیں اور آواز۔
• ایجنٹ کون سی آؤٹ باؤنڈ کالز کرتا ہے، کسے اور کن اوقات میں۔
• کال کے اوقات، رابطہ نہ کرنے کی فہرستیں اور دوبارہ کوشش کے قواعد۔
• آؤٹ باؤنڈ کالز پر ظاہر ہونے والا نمبر۔

متعلقہ

• وائس: آپ کے ٹیلی فون سسٹم کو SIP کے ذریعے منسلک کرناچینلز
• وائس: کال کی منتقلی، واپسی کال اور زائد کالزچینلز
• وائس: کال ریکارڈنگ اور رضامندیچینلز
• وائس: کی پیڈ سے اندراج، وائس میل کی نشاندہی اور کالر آئی ڈیچینلز
• آؤٹ باؤنڈ پیغامات اور کالز کے لیے رابطے کے قواعدقانونی امور اور تعمیل

مصنوعات کے نام اور لوگو اپنے اپنے مالکان کے ٹریڈ مارک ہیں۔ ان کا ذکر ان سسٹمز کی نشاندہی کرتا ہے جن سے Telonic منسلک ہوتی ہے، اور اس سے کسی شراکت داری یا تائید کا مفہوم نہیں نکلتا۔