ای میل اور کیلنڈرز

مشترکہ ان باکس اب زیر التوا ای میلز کا ڈھیر نہیں رہتا۔ اے آئی ایجنٹ آپ کے منتخب کردہ میل باکسز میں آنے والی ای میلز پڑھتا ہے، سمجھتا ہے کہ کسٹمر کو کیا چاہیے، اور پہلے آپ کے سسٹمز سے جواب معلوم کر کے اسی سلسلے میں جواب دیتا ہے۔ جب کسی بھی چینل پر کوئی گفتگو کسی اپائنٹمنٹ پر ختم ہو تو اے آئی ایجنٹ اسے براہ راست درست کیلنڈر میں بک کر دیتا ہے، چنانچہ یونٹ کا دورہ، معائنہ یا ملاقات گفتگو کے بعد نہیں بلکہ گفتگو کے دوران ہی طے ہو جاتی ہے۔ دونوں کام انہی میل اور کیلنڈر سسٹمز کے اندر ہوتے ہیں جو آپ کا کاروبار پہلے سے چلا رہا ہے۔

ای میل اور کیلنڈرز منسلک کرنے سے اے آئی ایجنٹ کیا کر سکتا ہے

اس زمرے کی انٹیگریشنز

کنکشن کیسے کام کرتا ہے

آپ کے میل سسٹم کے ایڈمنسٹریٹرز اے آئی ایجنٹ کو صرف انہی مخصوص مشترکہ میل باکسز تک رسائی دیتے ہیں جن کی ای میلز کا وہ جواب دے گا، اور کسی اور چیز تک نہیں۔ نئے پیغامات انہی میل باکسز سے وصول کیے جاتے ہیں اور جوابات بھی انہی سے بھیجے جاتے ہیں، چنانچہ کسٹمرز کو آپ کا معمول کا ایڈریس نظر آتا ہے اور آپ کے میل سسٹم میں پیغامات کا سلسلہ برقرار رہتا ہے۔ اے آئی ایجنٹ جو کچھ بھیجتا ہے، آپ کی ٹیم وہ سب خود میل باکس میں پڑھ سکتی ہے۔

کیلنڈرز کے لیے اے آئی ایجنٹ کو انہی کیلنڈرز تک رسائی دی جاتی ہے جن میں وہ بکنگ کرتا ہے، جیسے سیلز ٹیم کا یونٹ کے دوروں کا کیلنڈر یا کسی میٹنگ روم کا کیلنڈر۔ وہ فارغ اور مصروف اوقات پڑھتا ہے، وقت بک کرتا ہے، اور کسٹمر کو تصدیق بھیجتا ہے۔ جہاں اپائنٹمنٹ کی یاد دہانیاں ترتیب دی گئی ہوں، وہاں اے آئی ایجنٹ اپائنٹمنٹ سے پہلے یاد دہانی بھیجتا ہے اور وقت تبدیل کرنے کی درخواست بھی سنبھالتا ہے۔

تکنیکی تفصیل

میل باکس اور کیلنڈر کا کنکشن Microsoft Exchange یا Microsoft 365، یا Google Workspace سے ایک معیاری کنکشن ہے، جو عمل درآمد کے دوران ترتیب دیا جاتا ہے۔ رسائی میل سسٹم کی اپنی ایڈمنسٹریشن کے ذریعے دی جاتی ہے، ترجیحاً OAuth (ایک معیار جو ایک سسٹم کو پاس ورڈ شیئر کیے بغیر دوسرے سسٹم کو محدود رسائی دینے کی سہولت دیتا ہے) کے ساتھ، اور یہ نامزد میل باکسز اور کیلنڈرز تک محدود ہوتی ہے۔ ہر کنکشن TLS (Transport Layer Security) کا ورژن 1.2 یا اس سے اوپر استعمال کرتا ہے، اور رسائی کی اسناد آپ کی تعیناتی میں AES-256 کے ذریعے انکرپٹ کر کے محفوظ کی جاتی ہیں۔

اس زمرے کے لیے عام اجازتیں

اے آئی ایجنٹ صرف وہی کارروائیاں کر سکتا ہے جن کی آپ کی ٹیم نے اجازت دی ہو۔ جس چیز کی اجازت نہ دی گئی ہو اسے استعمال نہیں کیا جا سکتا۔ اجازتیں دیکھیں۔

عملی طور پر

Sahel Crest Properties، دبئی کی ایک ڈویلپر کمپنی، Microsoft 365 پر اپنا کسٹمر کیئر میل باکس اور قبضے کی حوالگی کا کیلنڈر منسلک کرتی ہے۔

1. آئی ٹی ٹیم اے آئی ایجنٹ کو ایک مشترکہ میل باکس اور ایک کیلنڈر تک رسائی دیتی ہے۔ عملے کے میل باکسز شامل نہیں کیے جاتے۔
2. Hamza 22:00 پر ای میل کر کے پوچھتا ہے کہ قبضے کی حوالگی سے پہلے وہ اپنے یونٹ کا معائنہ کب کر سکتا ہے۔ اے آئی ایجنٹ ان جانچوں کے ذریعے اس کی شناخت کی تصدیق کرتا ہے جو ڈویلپر نے طے کی ہیں، پھر CRM (وہ سسٹم جس میں ڈویلپر کے کسٹمرز کے ریکارڈز ہوتے ہیں) سے اس کے یونٹ کی معلومات حاصل کرتا ہے۔
3. وہ قبضے کی حوالگی کے کیلنڈر سے تین فارغ اوقات پیش کرتا ہے۔ Hamza اتوار کو 09:00 کا وقت چنتا ہے، اور اے آئی ایجنٹ اسے بک کر کے تفصیلات کے ساتھ اسی سلسلے میں جواب دیتا ہے۔
4. ہفتے کو اے آئی ایجنٹ یاد دہانی بھیجتا ہے۔ Hamza وقت بدل کر 11:00 کرنے کو کہتا ہے، اور اے آئی ایجنٹ وقت تبدیل کر دیتا ہے۔

آپ کی ٹیم کے اختیار میں کیا ہے

• اے آئی ایجنٹ کون سے میل باکسز اور کیلنڈرز استعمال کر سکتا ہے۔
• کون سے میل باکسز جوابات فوراً بھیجتے ہیں، اور کون سے انہیں جائزے کے لیے روکتے ہیں۔
• اے آئی ایجنٹ کس قسم کی اپائنٹمنٹس بک کر سکتا ہے، اور کون سے اوقات پیش کر سکتا ہے۔

متعلقہ

• ای میل: میل باکس کا کنکشن، پیغامات کے سلسلے اور منسلکاتچینلز
• ای میل: انسانی جائزے کے لیے مسودےچینلز
• انٹیگریشنز کیسے کام کرتی ہیں: معلومات حاصل کرنا، اپ ڈیٹ کرنا، کارروائی کرنا اور اطلاع دیناانٹیگریشنز
• اجازتیں: ہر سسٹم میں اے آئی ایجنٹ کیا کر سکتا ہے اور کیا نہیںانٹیگریشنز
• ہمیں آپ کی آئی ٹی ٹیم سے کیا درکار ہےانٹیگریشنز

مصنوعات کے نام اور لوگو اپنے اپنے مالکان کے ٹریڈ مارک ہیں۔ ان کا ذکر ان سسٹمز کی نشاندہی کرتا ہے جن سے Telonic منسلک ہوتی ہے، اور اس سے کسی شراکت داری یا تائید کا مفہوم نہیں نکلتا۔