CRM اور ERP

آپ کا CRM (وہ سسٹم جس میں آپ کے کسٹمرز کے ریکارڈز ہوتے ہیں) اتنا ہی کارآمد ہوتا ہے جتنی معلومات اس میں درج کی جاتی ہیں۔ جب اے آئی ایجنٹ منسلک ہو تو اس کی سنبھالی گئی ہر گفتگو CRM کو اپ ڈیٹ کر دیتی ہے، اس کے لیے کسی کو یاد رکھنے کی ضرورت نہیں پڑتی، اور اس کا دیا گیا ہر جواب انہی معلومات سے شروع ہوتا ہے جو CRM اور آپ کے ERP (enterprise resource planning، یعنی وہ سسٹم جو آپ کے بنیادی امور جیسے مالیات، آرڈرز اور انوینٹری چلاتا ہے) میں کسٹمر کے بارے میں پہلے سے موجود ہیں۔ ریکارڈ وہیں پہنچتا ہے جہاں کام ہوتا ہے، کسی ایسے الگ ٹول میں نہیں جسے کوئی کھولتا ہی نہ ہو۔

آپ کا CRM اور ERP منسلک کرنے سے اے آئی ایجنٹ کیا کر سکتا ہے

اس زمرے کی انٹیگریشنز

اے آئی ایجنٹ ٹھیک ٹھیک کون سے ریکارڈز پڑھتا اور لکھتا ہے، یہ عمل درآمد کے دوران آپ کی کنفیگریشن کے مطابق طے کیا جاتا ہے۔

کنکشن کیسے کام کرتا ہے

کسٹمر اور اکاؤنٹ کے ڈیٹا کے لیے آپ کا CRM ہی بنیادی ریکارڈ سسٹم (وہ سسٹم جسے آپ کا ادارہ مستند ماخذ مانتا ہے) رہتا ہے۔ گفتگو کی ہسٹری کے لیے بنیادی ریکارڈ سسٹم Telonic کا کسٹمر ریکارڈ ہے۔ دونوں ہم آہنگ رہتے ہیں: اے آئی ایجنٹ ضرورت پڑنے پر CRM سے اکاؤنٹ کا ڈیٹا پڑھتا ہے، اور ہر گفتگو کا نتیجہ اس میں درج کر دیتا ہے۔

رابطوں کو تصدیق شدہ شناختی معلومات کی بنیاد پر کسٹمرز سے ملایا جاتا ہے: فون نمبر، ای میل ایڈریس، کسٹمر کا شناختی نمبر، اور بکنگ یا پالیسی کا ریفرنس نمبر۔ جہاں مطابقت یقینی نہ ہو، وہاں اسے خودکار طور پر درج کرنے کے بجائے آپ کی ٹیم کے کسی فرد کو تصدیق کے لیے تجویز کیا جاتا ہے۔ رابطوں کو کسٹمرز سے ملانا دیکھیں۔

ہر کنکشن آپ کی کنفیگریشن کے لیے بنایا جاتا ہے۔ ایک ہی CRM استعمال کرنے والے دو اداروں کے آبجیکٹس، فیلڈز اور طریقہ کار مختلف ہوتے ہیں، اس لیے پہلا مرحلہ آپ کے سسٹم کی میپنگ ہے۔ سسٹم کیسے منسلک ہوتا ہے دیکھیں۔

تکنیکی تفصیل

اے آئی ایجنٹ ہر سسٹم کے معیاری API (application programming interface، یعنی وہ دستاویزی طریقہ جس کے ذریعے دوسرے سافٹ ویئر اس سسٹم کے ساتھ ڈیٹا کا تبادلہ کرتے ہیں) کے ذریعے منسلک ہوتا ہے، اور اس کے لیے ایک مخصوص انٹیگریشن اکاؤنٹ استعمال کرتا ہے جسے آپ کے ایڈمنسٹریٹرز بناتے اور کنٹرول کرتے ہیں۔ رسائی کی اسناد آپ کی تعیناتی میں AES-256 کے ذریعے انکرپٹ کر کے محفوظ کی جاتی ہیں، درخواستیں TLS (Transport Layer Security) کے ورژن 1.2 یا اس سے اوپر کے ذریعے منتقل ہوتی ہیں، اور کنکشن آپ کے منتخب کردہ خطے میں موجود آپ کی تعیناتی سے چلتا ہے۔ رقوم اور تاریخوں جیسے اعداد و شمار سسٹم کے ریکارڈ سے براہ راست جوابات میں شامل کیے جاتے ہیں، لسانی ماڈل انہیں دوبارہ ٹائپ نہیں کرتا۔ اندراجات idempotent ہوتے ہیں (یعنی کسی درخواست کو دہرانے سے کبھی دوہرا اندراج نہیں بنتا) اور کبھی ادھورے نہیں چھوڑے جاتے۔

اس زمرے کے لیے عام اجازتیں

اے آئی ایجنٹ صرف وہی کارروائیاں کر سکتا ہے جن کی آپ کی ٹیم نے اجازت دی ہو۔ جس چیز کی اجازت نہ دی گئی ہو اسے استعمال نہیں کیا جا سکتا۔ اجازتیں دیکھیں۔

عملی طور پر

Sahel Crest Properties، دبئی کی ایک ڈویلپر کمپنی، اپنا CRM اس اے آئی ایجنٹ سے منسلک کرتی ہے جو پورٹلز سے آنے والے استفسارات سنبھالتا ہے۔

1. جمعہ کو 21:00 پر Aisha کا ایک استفسار آتا ہے۔ اے آئی ایجنٹ WhatsApp پر جواب دیتا ہے، جس ٹاور کے بارے میں اس نے استفسار کیا تھا اس کے دو بیڈ روم یونٹس سے متعلق اس کے سوالات کے جواب دیتا ہے، اور گفتگو کے دوران ہی ڈویلپر کے جانچ کے سوالات پوچھتا ہے۔
2. وہ اس کے فون نمبر سے CRM میں تلاش کرتا ہے، اسے کوئی موجودہ رابطہ نہیں ملتا، اور وہ اس کے بجٹ، ٹائم لائن اور پسندیدہ علاقے کے ساتھ ممکنہ کسٹمر کا ریکارڈ بناتا ہے۔
3. وہ ہفتے کے روز اس کے لیے یونٹ کے دورے کی بکنگ کرتا ہے، اور بکنگ اور جانچ کا اسکور ممکنہ کسٹمر کے ریکارڈ میں درج کرتا ہے۔
4. ہفتے کی صبح سیلز کنسلٹنٹ ممکنہ کسٹمر کا ریکارڈ کھولتا ہے اور پوری گفتگو، اسکور اور یونٹ کے دورے کا وقت دیکھتا ہے۔

آپ کی ٹیم کے اختیار میں کیا ہے

• اے آئی ایجنٹ کون سے ریکارڈز اور فیلڈز پڑھ اور لکھ سکتا ہے۔
• آپ کے جانچ کے نکات، اور اسکور کا مطلب کیا ہے۔
• کن کارروائیوں کے لیے آپ کی ٹیم کے کسی فرد کی منظوری درکار ہے۔

متعلقہ

• انٹیگریشنز کیسے کام کرتی ہیں: معلومات حاصل کرنا، اپ ڈیٹ کرنا، کارروائی کرنا اور اطلاع دیناانٹیگریشنز
• اجازتیں: ہر سسٹم میں اے آئی ایجنٹ کیا کر سکتا ہے اور کیا نہیںانٹیگریشنز
• کسٹمر ریکارڈ: جائزہکسٹمر ریکارڈ
• رابطوں کو کسٹمرز سے ملاناکسٹمر ریکارڈ
• سسٹم کیسے منسلک ہوتا ہے: میپنگ، کنکشن، جانچ اور باقاعدہ آغازانٹیگریشنز

مصنوعات کے نام اور لوگو اپنے اپنے مالکان کے ٹریڈ مارک ہیں۔ ان کا ذکر ان سسٹمز کی نشاندہی کرتا ہے جن سے Telonic منسلک ہوتی ہے، اور اس سے کسی شراکت داری یا تائید کا مفہوم نہیں نکلتا۔