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智能体如何读取并回复您的共享邮箱中的邮件，以及如何直接在您团队的日历中预约。
共享收件箱不再积压邮件。AI 智能体读取您选定邮箱中收到的电子邮件，理解客户的需求，先在您的系统中查到答案，然后在同一邮件线程中回复。当任何渠道上的对话以一次预约结束时，智能体会直接在正确的日历中预约，因此看房、验房或会面在对话中就安排好了，而不是在对话之后。这两项功能都在您的企业已在使用的邮件和日历系统中运行。
连接电子邮件和日历后智能体可以做什么
| 能力 | 对您意味着什么 | 示例 |
|---|---|---|
| 读取并回复电子邮件 | 智能体在您的共享邮箱中、在同一邮件线程中、以客户使用的语言回复电子邮件 | 在预订邮箱中回复客人关于机场接送的问题 |
| 将一个邮件线程保持为一个事项 | 回复和转发始终属于同一个对话，直到事项得到解决 | 一位保单持有人关于同一宗理赔的三封邮件被作为一个事项处理 |
| 读取附件 | 智能体打开随电子邮件发送的常见文档和图片格式文件。在实施期间配置 | 买家通过电子邮件发送一笔节点款项的银行转账回单 |
| 暂缓发送以供审阅 | 对于敏感邮箱，智能体起草回复，由工作人员审批后再发送。在实施期间配置 | 投诉邮箱中的回复等待团队组长审批 |
| 预约 | 智能体查看空闲时段，并直接在您指定的日历中预约 | 在交房团队的日历中预约一次交房验房 |
此类别中的集成
| 集成 | 连接涵盖的内容 |
|---|---|
| Microsoft Outlook | Microsoft Exchange 或 Microsoft 365 上的共享邮箱和日历 |
| Gmail | Google Workspace 上的共享邮箱 |
| Google Calendar | Google Workspace 上的团队日历和资源日历 |
连接的工作方式
您的邮件系统管理员只授予智能体访问它将负责回复的特定共享邮箱的权限，此外不授予任何权限。新邮件从这些邮箱中接收，回复也从这些邮箱发出，因此客户看到的是您平常使用的地址，邮件线程在您的邮件系统中也保持完整。您的团队可以直接在邮箱中阅读智能体发出的所有邮件。
对于日历，智能体可以访问它要在其中预约的日历，例如销售团队的看房日历或某间会议室。它读取空闲和忙碌时间，预约时段，并向客户发送确认。如果设置了预约提醒，智能体会在预约前发送提醒，并处理改约请求。
技术细节
邮箱和日历连接是与 Microsoft Exchange、Microsoft 365 或 Google Workspace 之间的标准连接，在实施期间配置。访问权限通过邮件系统自身的管理功能授予，优先使用 OAuth（一种标准，让一个系统无需共享密码即可授予另一个系统有限的访问权限），并限定在指定的邮箱和日历。每一个连接都使用 TLS（传输层安全协议）1.2 或更高版本，凭据使用 AES-256 加密存储在您的部署环境中。
此类集成的常见权限
| 权限 | 用途 | 默认设置 |
|---|---|---|
| 读取指定共享邮箱中的邮件 | 了解客户发来了什么 | 仅限您选定的邮箱 |
| 从指定共享邮箱发送邮件 | 在邮件线程中回复 | 授予；在敏感邮箱中则暂缓发送，等待审批 |
| 读取指定日历中的空闲和忙碌时间 | 提供可预约的时段 | 仅限您选定的日历 |
| 在指定日历中创建和更改日程 | 预约和改期 | 仅限您选定的日历 |
| 访问个人邮箱 | 不需要 | 不授予 |
智能体只能执行您的团队已授予的操作。未授予的操作无法被调用。参见权限。
实际应用
迪拜开发商 Sahel Crest Properties 连接了其在 Microsoft 365 上的客户服务邮箱和交房日历。
- IT 团队授予智能体访问一个共享邮箱和一个日历的权限。员工邮箱不包括在内。
- Hamza 在 22 点发来电子邮件，询问交房前什么时候可以验房。智能体通过开发商设定的核验方式确认他的身份，然后在 CRM（保存该开发商客户记录的系统）中查询他的房屋。
- 智能体从交房日历中提供三个空闲时段。Hamza 选择了周日 9 点，智能体完成预约，并在同一邮件线程中回复详细信息。
- 周六，智能体发送提醒。Hamza 要求改到 11 点，智能体随即改约。
您的团队掌控的内容
- 智能体可以使用哪些邮箱和日历。
- 哪些邮箱会立即发送回复，哪些邮箱会暂缓发送以供审阅。
- 智能体可以安排的预约类型，以及它可以提供的时间。
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