Integraciones
Correo electrónico y calendarios
Cómo lee y responde el agente sus buzones compartidos, y cómo reserva citas directamente en los calendarios de su equipo.
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El buzón compartido deja de acumular trabajo pendiente. El agente de IA lee el correo entrante en los buzones que usted elija, entiende lo que necesita el cliente y responde en el mismo hilo, tras consultar primero la respuesta en sus sistemas. Cuando una conversación en cualquier canal termina con una cita, el agente la reserva directamente en el calendario adecuado, de modo que una visita, una inspección o una reunión se concierta durante la conversación y no después. Ambas cosas funcionan dentro de los sistemas de correo y calendario que su empresa ya utiliza.
Lo que la conexión del correo electrónico y los calendarios permite hacer al agente
| Capacidad | Lo que significa para usted | Ejemplo |
|---|---|---|
| Leer y responder correos electrónicos | El agente responde los correos de sus buzones compartidos, en el mismo hilo y en el idioma del cliente | La pregunta de un huésped sobre los traslados al aeropuerto, respondida en el buzón de reservas |
| Mantener un hilo como un solo caso | Las respuestas y los reenvíos siguen siendo una sola conversación hasta que el caso se resuelve | Los tres correos de un asegurado sobre un mismo siniestro se gestionan como un solo caso |
| Leer archivos adjuntos | El agente abre los formatos habituales de documentos e imágenes que llegan con un correo. Se configura durante la implementación | Un comprador envía por correo el justificante de una transferencia bancaria correspondiente a un pago por hito |
| Retener respuestas para su revisión | En los buzones sensibles, el agente redacta la respuesta y una persona la aprueba antes de enviarla. Se configura durante la implementación | Las respuestas del buzón de reclamaciones esperan a un jefe de equipo |
| Reservar citas | El agente comprueba la disponibilidad y reserva directamente en el calendario que usted indique | Una inspección de entrega reservada en el calendario del equipo de entregas |
Integraciones de esta categoría
| Integración | Lo que abarca la conexión |
|---|---|
| Microsoft Outlook | Buzones y calendarios compartidos en Microsoft Exchange o Microsoft 365 |
| Gmail | Buzones compartidos en Google Workspace |
| Google Calendar | Calendarios de equipo y de recursos en Google Workspace |
Cómo funciona la conexión
Los administradores de su sistema de correo conceden al agente acceso a los buzones compartidos concretos que atenderá, y a nada más. Los mensajes nuevos se recogen de esos buzones y las respuestas se envían desde ellos, de modo que los clientes ven su dirección habitual y el hilo se mantiene intacto en su sistema de correo. Su equipo puede leer todo lo que envía el agente, en el propio buzón.
En el caso de los calendarios, el agente recibe acceso a los calendarios en los que reserva, como el calendario de visitas de un equipo de ventas o una sala de reuniones. Lee los horarios libres y ocupados, reserva la franja y envía al cliente una confirmación. Cuando hay recordatorios de citas configurados, el agente los envía antes de la cita y gestiona las solicitudes de cambio de fecha.
El detalle técnico
La conexión con buzones y calendarios es una conexión estándar con Microsoft Exchange o Microsoft 365, o con Google Workspace, que se configura durante la implementación. El acceso se concede desde la propia administración del sistema de correo, preferiblemente con OAuth (un estándar que permite a un sistema conceder a otro un acceso limitado sin compartir una contraseña), y se limita a buzones y calendarios concretos. Toda conexión utiliza TLS (Transport Layer Security), versión 1.2 o superior, y las credenciales se almacenan cifradas en su despliegue con AES-256.
Permisos habituales en esta categoría
| Permiso | Necesario para | Valor predeterminado |
|---|---|---|
| Leer el correo de buzones compartidos concretos | Entender lo que han enviado los clientes | Solo los buzones que usted elija |
| Enviar correo desde buzones compartidos concretos | Responder en el hilo | Se concede, o queda retenido para su aprobación en los buzones sensibles |
| Leer los horarios libres y ocupados de calendarios concretos | Ofrecer las franjas disponibles | Solo los calendarios que usted elija |
| Crear y modificar eventos en calendarios concretos | Reservar y reprogramar citas | Solo los calendarios que usted elija |
| Acceso a buzones personales | No es necesario | No se concede |
El agente solo puede realizar las acciones que su equipo ha concedido. Lo que no se ha concedido no se puede ejecutar. Consulte Permisos.
En la práctica
Sahel Crest Properties, una promotora de Dubái, conecta su buzón de atención al cliente y su calendario de entregas en Microsoft 365.
- El equipo de TI concede al agente acceso a un buzón compartido y a un calendario. Los buzones del personal no se incluyen.
- Hamza escribe un correo a las 22:00 para preguntar cuándo puede inspeccionar su unidad antes de la entrega. El agente confirma su identidad con las comprobaciones que ha establecido la promotora y consulta su unidad en el CRM (el sistema que contiene los registros de clientes de la promotora).
- Le ofrece tres franjas libres del calendario de entregas. Hamza elige el domingo a las 9:00, y el agente la reserva y le responde en el mismo hilo con los detalles.
- El sábado, el agente le envía un recordatorio. Hamza pide pasar la inspección a las 11:00, y el agente la reprograma.
Lo que controla su equipo
- Qué buzones y calendarios puede utilizar el agente.
- Qué buzones envían las respuestas de inmediato y cuáles las retienen para su revisión.
- Los tipos de cita que puede reservar el agente y los horarios que puede ofrecer.
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