انٹیگریشنز کیسے کام کرتی ہیں: معلومات حاصل کرنا، اپ ڈیٹ کرنا، کارروائی کرنا اور اطلاع دینا

کسٹمر کسی جواب کو اس بات سے پرکھتا ہے کہ وہ اس کی اپنی صورتحال پر صادق آتا ہے یا نہیں: اس کی بکنگ، اس کا یونٹ، اس کا کلیم۔ اے آئی ایجنٹ ایسا جواب آپ کے سسٹمز کے ساتھ چار طریقوں سے کام کر کے دیتا ہے۔ کسٹمر کے بات کرتے وقت وہ حقائق حاصل کرتا ہے، گفتگو ختم ہونے پر نتیجہ آپ کے سسٹمز میں اپ ڈیٹ کرتا ہے، جب کسٹمر کوئی کام کروانا چاہے تو آپ کے سسٹمز میں کارروائی کرتا ہے، اور جب کسی بات کے لیے آپ کی ٹیم کے کسی فرد کی ضرورت ہو تو آپ کی ٹیم کو اطلاع دیتا ہے۔ یہ صفحہ ان چاروں میں سے ہر ایک کی وضاحت کرتا ہے، اور بتاتا ہے کہ جب آپ کا کوئی سسٹم سست ہو یا دستیاب نہ ہو تو کنکشنز کس طرح کام کرتے ہیں۔

چاروں کام ایک نظر میں

1. معلومات حاصل کرنا: گفتگو کے دوران آپ کے سسٹمز سے حقائق

گفتگو جاری رہنے کے دوران اے آئی ایجنٹ آپ کے سسٹمز سے اصل معلومات حاصل کرتا ہے۔ جو خریدار پوچھے کہ اگلی ادائیگی میں اسے کتنی رقم دینی ہے، اسے اس کا اپنا شیڈول بتایا جاتا ہے۔ جو مہمان اپنے قیام کے بارے میں پوچھے، اسے اس کی اپنی ریزرویشن کی تفصیل بتائی جاتی ہے۔ جو پالیسی ہولڈر پوچھے کہ اس کا کلیم کس مرحلے تک پہنچا ہے، اسے کلیم کی اصل صورتحال بتائی جاتی ہے۔

ہر وہ بات جو آپ کے لیے کوئی ذمہ داری پیدا کر سکتی ہو، جیسے قیمت، تاریخ، کوئی استحقاق یا پالیسی کی کوئی شرط، لسانی ماڈل (اے آئی کا وہ حصہ جو گفتگو کو سمجھتا ہے اور جواب تیار کرتا ہے) سے نہیں بلکہ آپ کے سسٹمز یا آپ کی منظور شدہ دستاویزات سے آتی ہے۔ جب جواب ان ذرائع میں موجود نہ ہو تو اے آئی ایجنٹ یہ بات بتا دیتا ہے اور آپ کی ٹیم کے کسی فرد سے بات کروانے کی پیشکش کرتا ہے۔ وہ اس کمی کو خود سے پورا نہیں کرتا۔

تکنیکی تفصیل

معلومات ہر سسٹم کے API (application programming interface، یعنی وہ دستاویزی طریقہ جس کے ذریعے دوسرے سافٹ ویئر اس سسٹم کے ساتھ ڈیٹا کا تبادلہ کرتے ہیں) کے ذریعے حاصل کی جاتی ہیں، اور اس کے لیے اس سسٹم کے انٹیگریشن اکاؤنٹ کی پڑھنے کی اجازت استعمال ہوتی ہے۔ رقوم اور تاریخوں جیسے اعداد و شمار سسٹم کے ریکارڈ سے براہ راست جواب میں شامل کیے جاتے ہیں، ماڈل انہیں دوبارہ ٹائپ نہیں کرتا۔ معلومات حاصل کرنے کا ہر عمل لاگ میں درج ہوتا ہے، جس میں سسٹم، پڑھا گیا ریکارڈ اور وہ گفتگو شامل ہوتی ہے جس کے لیے معلومات حاصل کی گئیں، تاکہ جائزہ کار دیکھ سکے کہ جواب میں موجود ہر حقیقت کہاں سے آئی۔

2. اپ ڈیٹ کرنا: ریکارڈ وہیں پہنچتا ہے جہاں آپ کی ٹیم کام کرتی ہے

گفتگو ختم ہونے پر اے آئی ایجنٹ آپ کے سسٹمز میں ایک منظم ریکارڈ درج کرتا ہے: خلاصہ، نتیجہ (حل ہو گیا، ابھی کھلا ہے، یا آپ کی ٹیم کے حوالے کیا گیا)، گفتگو کے دوران حاصل کی گئی تفصیلات، اور اگلے اقدامات۔ آپ کے CRM میں ممکنہ کسٹمر کا ریکارڈ بنایا یا اپ ڈیٹ کیا جاتا ہے۔ بکنگ میں تبدیلی، مینٹیننس کی درخواست یا کلیم کا نوٹ اس آپریشنل سسٹم میں درج کیا جاتا ہے جہاں وہ کام انجام پاتا ہے، جسے اکثر ERP (enterprise resource planning، یعنی وہ سسٹم جو کسی کاروبار کے بنیادی امور چلاتا ہے) کہا جاتا ہے۔

کسٹمر اور اکاؤنٹ کے ڈیٹا کے لیے آپ کا CRM ہی بنیادی ریکارڈ سسٹم رہتا ہے۔ گفتگو کی ہسٹری کے لیے بنیادی ریکارڈ سسٹم Telonic کا کسٹمر ریکارڈ ہے، اور ہر گفتگو تصدیق شدہ شناختی معلومات کے ذریعے درست کسٹمر سے منسلک کی جاتی ہے: فون نمبر، ای میل ایڈریس، کسٹمر کا شناختی نمبر، اور بکنگ یا پالیسی کا ریفرنس نمبر۔ جہاں مطابقت یقینی نہ ہو، وہاں اسے خودکار طور پر درج کرنے کے بجائے آپ کی ٹیم کے کسی فرد کو تصدیق کے لیے تجویز کیا جاتا ہے۔ کسٹمر ریکارڈ دیکھیں۔

3. کارروائی کرنا: کام آپ کے سسٹمز میں مکمل ہوتا ہے

جب کسٹمر کوئی کام کروانا چاہے تو اے آئی ایجنٹ وہ کام گفتگو کے دوران ہی کر دیتا ہے، ان کارروائیوں کے اندر رہتے ہوئے جن کی آپ کی ٹیم نے اجازت دی ہو۔ عام کارروائیاں نیچے درج ہیں۔ صنعت سے متعلق کارروائیاں، جیسے ریزرویشن میں تبدیلی یا کلیم درج کرنا، رئیل اسٹیٹ، سفر اور مہمان نوازی اور انشورنس کے صفحات پر بیان کی گئی ہیں۔

جن کارروائیوں کو آپ حساس قرار دیں، جیسے ریفنڈ یا آپ کی پالیسی کے اندر ادائیگی کے پلان میں تبدیلی، انہیں اے آئی ایجنٹ تیار کرتا ہے اور وہ اس وقت تک روکی رہتی ہیں جب تک آپ کی ٹیم کا کوئی فرد انہیں منظور نہ کرے۔ وہ فیصلے جو آپ کے عملے کے ہاتھ میں رہتے ہیں، جیسے کسی کلیم کی منظوری، اے آئی ایجنٹ سے منسلک ہی نہیں کیے جاتے۔ اجازتیں دیکھیں۔

4. اطلاع دینا: جب کسی بات پر آپ کی ٹیم کی ضرورت ہو تو ٹیم کو بتانا

کچھ مواقع پر آپ کی ٹیم کے کسی فرد کو فوراً علم ہونا ضروری ہوتا ہے: کوئی خریدار جو یونٹ ریزرو کرنے کے لیے تیار ہو، کوئی پالیسی ہولڈر جو کسی چوٹ کا ذکر کرے، کوئی مہمان جس کی شکایت شدت اختیار کر رہی ہو۔ اے آئی ایجنٹ ایک مختصر خلاصے کے ساتھ الرٹ اس چینل میں پوسٹ کرتا ہے جو آپ کی ٹیم پہلے سے استعمال کرتی ہے، جیسے Microsoft Teams یا Slack۔ اطلاعات عمل درآمد کے دوران ان ٹریگرز اور چینلز کے لیے ترتیب دی جاتی ہیں جو آپ کی ٹیم منتخب کرے۔ ٹیم کے لیے پیغام رسانی دیکھیں۔

کسٹمرز کو اطلاعات بھی انہی کنکشنز کے ذریعے بھیجی جاتی ہیں: جب کلیم ایک مرحلے سے دوسرے مرحلے میں جائے تو WhatsApp پر اپ ڈیٹ، یا یونٹ کے دورے سے ایک دن پہلے یاد دہانی، جو آپ کے طے کردہ رضامندی اور رابطے کے قواعد کے اندر رہ کر بھیجی جاتی ہیں۔ WhatsApp: پیغامات کے ٹیمپلیٹس اور آؤٹ باؤنڈ پیغامات دیکھیں۔

جب آپ کا کوئی سسٹم سست ہو یا دستیاب نہ ہو

سسٹم میں ہر اندراج اس طرح ڈیزائن کیا گیا ہے کہ یا تو پورا مکمل ہو یا بالکل نہ ہو، چنانچہ کوئی کسٹمر ریکارڈ کبھی آدھا اپ ڈیٹ شدہ نہیں رہتا۔ اگر کوئی سسٹم جواب نہ دے تو اے آئی ایجنٹ ایک طے شدہ تعداد تک دوبارہ کوشش کرتا ہے۔ اگر پھر بھی وہ کام مکمل نہ کر سکے تو وہ کسٹمر کو صاف صاف بتاتا ہے کہ آگے کیا ہوگا، اور ناکام کام آپ کی ٹیم کو ان تمام معلومات کے ساتھ دکھایا جاتا ہے جو اسے مکمل کرنے کے لیے درکار ہیں۔

کسٹمر کو کسی بند پڑے سسٹم کے انتظار میں نہیں چھوڑا جاتا۔ جہاں وہ کام کسٹمر کے لیے اہم ہو، جیسے تاخیر اور منسوخیوں کے دوران دوبارہ بکنگ، وہاں اے آئی ایجنٹ گفتگو کو ایک خلاصے کے ساتھ آپ کی ٹیم کے کسی فرد کے حوالے کر دیتا ہے، بالکل اسی طرح جیسے وہ کسی بھی ایسی درخواست کے لیے کرتا ہے جسے وہ مکمل نہ کر سکے۔

تکنیکی تفصیل

عملی طور پر

Sahel Crest Properties، دبئی کی ایک ڈویلپر کمپنی، اپنا CRM، قبضے کی حوالگی کا کیلنڈر اور مینٹیننس سسٹم منسلک کرتی ہے۔

1. ایک خریدار، Rania، اپنے یونٹ کے بارے میں کال کرتی ہے۔ اے آئی ایجنٹ ان جانچوں کے ذریعے اس کی شناخت کی تصدیق کرتا ہے جو ڈویلپر نے طے کی ہیں، پھر CRM سے اس کی ادائیگیوں کے شیڈول کی معلومات حاصل کرتا ہے اور اسے اگلی قسط اور اس کے واجب الادا ہونے کی تاریخ پڑھ کر سناتا ہے۔
2. وہ قبضے کی حوالگی کے معائنے کی بکنگ کی درخواست کرتی ہے۔ اے آئی ایجنٹ قبضے کی حوالگی والی ٹیم کا کیلنڈر دیکھتا ہے اور Rania کے لیے منگل کو 10:00 کا وقت بک کر دیتا ہے۔
3. وہ باتھ روم کی ایک ٹائل میں دراڑ کا ذکر کرتی ہے جو اس نے پچھلے دورے پر دیکھی تھی۔ اے آئی ایجنٹ یونٹ C-0807 کے تحت، اس کی بیان کردہ تفصیل کے ساتھ، مینٹیننس کی درخواست بناتا ہے۔
4. کال ختم ہونے پر خلاصہ، بکنگ اور مینٹیننس کا ریفرنس نمبر CRM میں اس کے ریکارڈ میں درج کر دیے جاتے ہیں۔
5. جب درخواست بھیجی جاتی ہے تو مینٹیننس سسٹم کچھ دیر کے لیے دستیاب نہیں ہوتا۔ اے آئی ایجنٹ دوبارہ کوشش کرتا ہے، دوسری کوشش میں درخواست کامیابی سے پہنچ جاتی ہے، اور آڈٹ ٹریل میں دونوں درخواستیں نظر آتی ہیں۔

آپ کی ٹیم کے اختیار میں کیا ہے

• اے آئی ایجنٹ کن سسٹمز سے پڑھتا ہے، اور کن سسٹمز میں لکھتا ہے۔
• وہ ہر سسٹم میں کون سی کارروائیاں کر سکتا ہے، اور کن کارروائیوں کے لیے آپ کی ٹیم کے کسی فرد کی منظوری درکار ہے۔
• کون سے ٹریگرز اطلاع بھیجتے ہیں، اور کس چینل میں۔
• جو کام مکمل نہ ہو سکا ہو وہ کسے دکھایا جاتا ہے۔

متعلقہ

• انٹیگریشنز کا جائزہانٹیگریشنز
• اجازتیں: ہر سسٹم میں اے آئی ایجنٹ کیا کر سکتا ہے اور کیا نہیںانٹیگریشنز
• اے آئی ایجنٹ کیسے کام کرتا ہےاے آئی ایجنٹس
• کسٹمر ریکارڈ: جائزہکسٹمر ریکارڈ
• آڈٹ ٹریل اور فیصلوں کا ریکارڈگورننس اور کنٹرول

مصنوعات کے نام اور لوگو اپنے اپنے مالکان کے ٹریڈ مارک ہیں۔ ان کا ذکر ان سسٹمز کی نشاندہی کرتا ہے جن سے Telonic منسلک ہوتی ہے، اور اس سے کسی شراکت داری یا تائید کا مفہوم نہیں نکلتا۔