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Microsoft Outlook
Comment vos agents IA répondent aux e-mails dans vos boîtes aux lettres Exchange Online et Microsoft 365, et inscrivent des rendez-vous dans vos agendas Outlook.
Sur cette page
Si votre organisation fonctionne sur Microsoft 365, vos agents IA peuvent travailler dans les boîtes aux lettres et les agendas que vos équipes utilisent déjà. L’agent lit les e-mails qui arrivent dans une boîte aux lettres partagée que vous choisissez, comme bookings@ ou claims@, et y répond ; il inscrit les rendez-vous directement dans les agendas Outlook des personnes ou des salles concernées. Vos e-mails restent dans Exchange Online, et vos clients continuent d’écrire aux adresses qu’ils connaissent.
Ce que la connexion permet à l’agent de faire
| Action | Ce que cela signifie pour vous | Exemple |
|---|---|---|
| Lire les e-mails et y répondre | L’agent lit les messages qui arrivent dans la boîte aux lettres que vous choisissez et répond dans le même fil de discussion | Un voyageur qui demande si une excursion comprend la prise en charge à l’hôtel |
| Regrouper chaque fil en une seule demande | Les réponses, les transferts et les relances restent regroupés jusqu’à la résolution de la demande | Une question sur un sinistre, répartie sur six messages, forme une seule conversation |
| Soumettre les réponses à approbation | Les réponses attendent qu’une personne de votre équipe les approuve ; ce fonctionnement est configuré lors de la mise en œuvre pour les boîtes aux lettres qui le nécessitent | Les réponses aux réclamations sont rédigées par l’agent et envoyées par votre équipe |
| Lire les pièces jointes | Les documents et les images joints à un e-mail sont lus ; ce fonctionnement est configuré lors de la mise en œuvre | Un acquéreur joint un formulaire de réservation signé |
| Prendre des rendez-vous dans les agendas Outlook | Les rendez-vous convenus pendant une conversation sont inscrits dans le bon agenda | Une visite inscrite dans l’agenda commercial de la tour B |
| Confirmer et reprogrammer | L’agent confirme les rendez-vous et les déplace lorsqu’un client le demande | Une acquéreuse déplace sa visite de mardi à jeudi |
Mode de connexion
La connexion utilise l’API standard de Microsoft 365 (interface de programmation d’application : le moyen documenté par lequel d’autres logiciels échangent des données avec lui). L’accès est accordé via OAuth (la méthode standard pour donner à une application un accès limité à un compte sans partager de mot de passe). Votre administrateur Microsoft 365 donne le consentement administrateur (admin consent : une approbation, valable pour toute l’organisation, des autorisations demandées) dans Microsoft Entra ID, le service d’identité de Microsoft, et limite l’accès aux boîtes aux lettres et agendas précis dans lesquels l’agent travaille.
L’agent dispose d’un accès délégué à ces seules boîtes aux lettres, et vos administrateurs peuvent retirer cet accès à tout moment. Les jetons d’accès (les identifiants qu’utilise la connexion) sont stockés sous forme chiffrée dans votre déploiement, chaque appel d’API transite via TLS 1.2 ou version supérieure (Transport Layer Security, qui chiffre les données en transit), et la connexion s’établit depuis votre déploiement, dans la région que vous avez choisie.
Autorisations
| Autorisation | Nécessaire pour | Par défaut |
|---|---|---|
| Lire les e-mails des boîtes aux lettres désignées | Comprendre l’e-mail du client et le fil de discussion | Uniquement les boîtes aux lettres que vous désignez |
| Envoyer des e-mails depuis les boîtes aux lettres désignées | Répondre aux clients | Activée, ou brouillons uniquement lorsque votre équipe approuve les réponses |
| Lire les disponibilités des agendas désignés | Proposer des créneaux libres | Uniquement les agendas que vous désignez |
| Créer et modifier des événements dans les agendas désignés | Prendre et reprogrammer des rendez-vous | Uniquement les agendas que vous désignez |
L’agent ne peut effectuer que les actions que votre équipe lui a accordées. Une action non accordée ne peut pas être invoquée. Voir Autorisations.
En pratique
Le promoteur Sahel Crest Properties connecte sa boîte aux lettres des demandes et les agendas de visite de son équipe commerciale.
- Rania envoie un e-mail pour demander à visiter cette semaine un appartement de trois chambres dans la tour B.
- L’agent répond dans le même fil de discussion en proposant trois créneaux libres tirés de l’agenda des visites de la tour B.
- Rania choisit jeudi à 16 h. L’agent inscrit la visite dans l’agenda et la confirme dans le fil de discussion.
- Le mercredi, Rania écrit pour la déplacer à samedi. L’agent reprogramme la visite, et l’agenda du conseiller commercial est mis à jour.
Ce que votre équipe contrôle
- Les boîtes aux lettres et les agendas connectés.
- Les boîtes aux lettres qui envoient directement les réponses, et celles qui les soumettent à approbation.
- Le retrait de l’accès, à tout moment, dans Microsoft 365.
Voir aussi
- E-mail et agendasIntégrations
- E-mail : connexion de la boîte aux lettres, fils de discussion et pièces jointesCanaux
- E-mail : brouillons soumis à une relecture humaineCanaux
- Autorisations : ce que l’agent IA peut et ne peut pas faire dans chaque systèmeIntégrations
- Ce dont nous avons besoin de votre équipe informatiqueIntégrations
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